Při vyhotovování řady dokumentů je běžné, že prochází několika schvalovacími úrovněmi. Při listinném oběhu deklaruje schvalovatel svůj postoj k obsahu dokumentu obvykle podpisem referátníku, nikoli samotného dokumentu. V elektronickém systému spisové služby však lze řešit schvalování akcí pod uživatelským účtem bez aplikace elektronického podpisu. Nejčastěji jde o tlačítko s popisem „schválit dokument“ případně „stanovisko k dokumentu“. Do metadat schvalovaného dokumentu (= elektronické verze „referátníku“) se následně zaznamená jak stanovisko schvalovatele, tak údaje o jeho totožnosti, datu a času operace. To vše je následně podchyceno v tzv. „transakčním protokolu“. Samotný dokument se pak opatřuje elektronickým podpisem až na nejvyšší úrovni schvalování (obvykle ředitel odboru, starosta či primátor).

Tento postup vychází z oprávnění, přiznaného při výkonu elektronické spisové služby původcům v § 65, odst. 8) zák. č. 499/2004 Sb. Aby byla tato funkce k dispozici nejen pro operátory IS / zaměstnance původce i pro „vnější komunikaci“ - tedy pro klientské transakce v rámci připravovaných digitálních služeb pro veřejnost, bude nově zakotvena fikce podpisu i v zákoně č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy. Půjde o toto znění:

Hlava VIII

Účinky podpisu

§ 8

Úkon, jehož náležitostí má být podpis toho, kdo jej činí, učiněný prostřednictvím informačního systému veřejné správy se považuje za podepsaný, umožňuje-li informační systém veřejné správy prokázání totožnosti toho, kdo úkon činí, s využitím elektronické identifikace, autorizaci úkonu tím, kdo úkon činí, a zpětné prokázání projevu vůle toho, kdo úkon činí.

Tedy pro řadu úkonů, realizovaných v rámci digitálních služeb, nebude v budoucnu za splnění určitých podmínek nutné využívat elektronický podpis dle zákona č. 297/2016 Sb.

Samostatnou oblastí zabezpečení dokumentů je pak použití tzv. kvalifikované elektronické pečetě dle § 8 – 13 zák. č. 297/29016 Sb.

Shrnutí:

1. Elektronické dokumenty, vyhotovované v el. spisové službě, se v rámci schvalovacích postupů podepisují až na nejvyšší úrovni schvalování. Výjimkou jsou dokumenty, které musí být dle právních předpisů podepsány více osobami.
2. Schvalování se bude realizovat v modulu eSSL GINIS Elektronická podpisová kniha (EPK)
3. Záznam o schválení dokumentu, učiněný v elektronickém systému pod uživatelským účtem, v plném rozsahu nahrazuje stávající podpis na referátníku.
4. Ve spisovém řádu původce musí být stanoveno, které dokumenty nebudou podepisovány (= budou před vypravením jen elektronicky schváleny).
5. Ve spisovém řádu původce musí být stanoveno, které dokumenty budou pečetěny.