Je-li originál rozhodnutí vyhotoven a podepsán v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, je možné v případě, kdy je potřeba jej doručit v listinné podobě na poštovní adresu, postupovat těmito způsoby:

• Využití autorizované konverze

Pověřený zaměstnanec správního orgánu provede autorizovanou konverzi z elektronického originálu do analogové / listinné podoby. Dokument, který provedením konverze vznikl (dále jen „výstup“), má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl (dále jen „vstup“). Výstup z konverze opatří náležitostmi dle vyhlášky č. 193/2009 Sb., vloží jej do nadepsané obálky odpovídající formě doručení a předá jej zalepenou na výpravnu.

• Doručování dle § 19, odst. 3 zák. č. 500/2004 Sb.

Není-li možné písemnost doručit prostřednictvím veřejné datové sítě do datové schránky^13a), může správní orgán zaslat písemnost do datové schránky kontaktního místa veřejné správy⁴³), které tuto písemnost převede autorizovanou konverzí dokumentů^13a) a doručí písemnost, která je jejím výstupem; odstavce 1 a 2 platí obdobně. Při zaslání písemnosti do datové schránky kontaktního místa veřejné správy správní orgán určí způsob doručení adresátovi. Kontaktní místo veřejné správy bezodkladně zašle správnímu orgánu doklad o doručení písemnosti, je-li pro řízení třeba, nebo potvrzení o nemožnosti písemnost doručit a důvody nedoručení. Pro účely postupu podle věty první přenese správní orgán výkon své působnosti v oblasti doručování na kontaktní místo veřejné správy. Působnost lze přenést veřejnoprávní smlouvou nebo dohodou mezi správními orgány podle § 160 odst. 3 s účinky pro budoucí doručování za předpokladu, že správní orgán v daném případě postup podle tohoto odstavce zvolí. K uzavření veřejnoprávní smlouvy nebo dohody podle předchozí věty není třeba souhlasu nadřízeného správního orgánu.

Tato forma doručování je zařazena do rozvojových požadavků nové el. spisové služby MD.

• Doručování stejnopisu prvopisu rozhodnut

Pokud orgán veřejné moci vede spisovou službu v elektronické podobě, vyhotoví dokument v elektronické podobě, následně dokument pomocí datové schránky doručí. Pro adresáta, který nemá zpřístupněnu datovou schránku (kterému bude písemnost doručovat v listinné podobě), vyhotoví stejnopis dokumentu v listinné podobě.^[1] Písemnost se vytiskne a opatří se zákonem požadovanými náležitostmi (např. podle § 69 odst. 1 správního řádu bude třeba na vytištěné rozhodnutí doplnit podpis oprávněné úřední osoby a otisk úředního razítka).

Podpis oprávněné úřední osoby je na stejnopisu možno nahradit doložkou "vlastní rukou" nebo zkratkou "v. r." u příjmení oprávněné úřední osoby a doložkou "Za správnost vyhotovení:" s uvedením jména, příjmení a podpisu úřední osoby, která odpovídá za písemné vyhotovení rozhodnutí. V takovém případě však nejde o stejnopis prvopisu, ale jen o stejnopis.

[1] Správní řád (obdobně i občanský soudní řád) rozlišuje písemné vyhotovení rozhodnutí, tedy jeho originál, který je součástí spisu, a stejnopisy písemného vyhotovení rozhodnutí, které jsou doručovány účastníkům řízení. Forma stejnopisu není vázána na formu originálu.