Proces schvalování účetních závěrek je každoročně se opakující událost. Vybrané účetní jednotky už mají se schvalováním letité zkušenosti a zvládají to bez větších nedostatků. Nejedná se však o jednorázovou akci, jak by se mohlo zdát, ale celoroční průběžný proces, jehož správné organizační nastavení zajistní odstranění případných nedostatků již v průběhu účetního období ještě před samotným sestavením účetní závěrky, aby už nic nebránilo samotnému výroku o schválení či neschválení účetní závěrky.

Už v roce 2013 byla vydána vyhláška č. 220/2013 Sb. o požadavcích na schvalování účetních závěrek některých vybraných jednotek, která upravuje požadavky na organizaci ke schvalování účetních závěrek vybraných účetních jednotek a stanovuje účetním jednotkám další administrativní povinnosti předávat informaci o schválení či neschválení účetní závěrky do CSÚIS. Hlavními důvody vzniku vyhlášky bylo sjednocení formálních postupů při procesu schvalování a zvýšení právní jistoty dotčených účetních jednotek, popřípadě osob dotčených procesem schvalování účetní závěrky.

Účetní závěrkou rozumíme soubor účetních výkazů, které jsou vrcholem účetnictví a slouží i ostatním uživatelům. Účetní jednotka si musí hlídat kritéria vymezená zákonem o účetnictví v § 20 odst. 1 písm. c) bodech 1 a 2 pro ověřování účetní závěrky auditorem. Dosažení nebo překročení stanovených limitů k rozvahovému dni a za bezprostředně předcházející účetní období rozhodují o tom, jestli bude součástí účetní závěrky navíc i Přehled o peněžních tocích a Přehled o změnách vlastního kapitálu. 

Každá vybraná účetní jednotka má stanovenou lhůtu na schvalování účetní závěrky začínající dnem, ke kterému se účetní závěrka sestavuje. Tato lhůta je v případě řádné účetní závěrky šestiměsíční a v případě mimořádné účetní závěrky dvouměsíční. Procesem schvalování účetní závěrky se rozumí řada dalších činností, které jednoznačně souvisejí se schvalováním účetní závěrky. Pojednává o nich ustanovení § 29 vyhlášky a jedná se o:

• Schválení výsledku hospodaření účetní jednotky včetně jeho rozdělení
• Určení členů schvalujícího orgánu, neníli určen jiným právním předpisem
• Předání informace o schválení nebo neschválení účetní závěrky, včetně souvisejících informací do centrálního systému účetních informací stáru (CSÚIS)

Předání informace o schvalování probíhá v podobě tzv. protokolu o schvalování účetní závěrky do termínu 31.7. roku následujícího po účetním období, za které je účetní závěrka schvalována. V případě mimořádné účetní závěrky pouze do 3 měsíců od rozvahového dne.

Náležitosti protokolu jsou definovány v ustanovení § 11 vyhlášky.

• Identifikace schvalované účetní závěrky
• Datum rozhodování o schválení nebo neschválení účetní závěrky
• Identifikace osob rozhodujících o schválení nebo neschválení účetní závěrky
• Výrok o schválení nebo neschválení účetní závěrky
• Zápis o neschválení účetní závěrky
• Identifikace průkazných účetních záznamů
• Vyjádření účetní jednotky k výroku o schválení nebo neschválení účetní závěrky nebo k zápisu o neschválení účetní závěrky.

Dalším důvodem pro vytvoření protokolu je skutečnost, že obsahuje další nezbytně nutné informace pro uživatele účetní závěrky. Jsou-li tyto informace součástí jiného dokumentu, sestavuje se protokol pouze ve formátu xml pro účely předání do CSÚIS. Na CSÚIS se zasílá protokol i v případě neschválení účetní závěrky, ke kterému však dochází pouze v ojedinělých případech.

Účetní závěra může být neschválena z následujících důvodů:

Formální důvody – dle ustanovení § 7 odst.2 a § 19 odst. 2 vyhlášky k neschválení může dojít, pokud účetní jednotka nebo schvalující orgán zjistí, že nebyly předloženy veškeré významné podklady.   V případě neschválení účetní závěrky z formálních důvodů, zajistí účetní jednotka nápravu a neprodlené předání příslušných podkladů.

Uplynutí času – dle ustanovení § 28 odst. 1 vyhlášky k neschválení může dojít i pouhým uplynutím doby, ve které úkon schvalování nebyl proveden. Proto je nutné schválit účetní závěrku do 30.6. následujícího roku, bude-li schválena až po tomto termínu, považuje se vždy za neschválenou z důvodu uplynutí času a není možné její „dodatečné“ schválení.

Věcné důvody – dle ustanovení § 7 odst.1 a § 19 odst. 1 vyhlášky k neschválení může dojít, pokud účetní jednotka nebo schvalující orgán zjistí, že na základě předložených nebo vyžádaných podkladů schvalovaná účetní závěrka neposkytuje věrný a poctivý obraz. V případě neschválení závěrky z věcných důvodů, zajistí účetní jednotka nápravu zjištěných skutečností, včetně odstranění vad ve stanovené lhůtě.

Zvláštní zákony ani zákon o účetnictví nestanoví žádnou přímou sankci za porušení povinnosti schválit účetní závěrku ani za neschválení účetní závěrky. Neschválení účetní závěrky v jednom účetním období neznamená, že není možné ji schválit v následujícím období.