Postup účtování i obecná pravidla o vyřazených pohledávkách stanoví ČUS 706, kde jsou v bodě 5.2. uvedeny možné důvody vyřazení pohledávky.

• Na základě příkazu správce daně podle § 158 zákona č. 280/2009 Sb., daňového řádku
• U nichž účetní jednotka upustila od vymáhání podle § 35 zákona č. 219/2000 Sb. o majetku ČR
• Jsouli náklady na vymáhání pohledávky vyšší než výtěžek z dané pohledávky
• U nichž došlo k jejich promlčení
• Jsouli považovány za nedobytné v souladu s vnitřními předpisy

Pokud budeme předpokládat, že byla k vyřazované pohledávce vytvořena opravné položka, je nutné při vyřazování zrušit i ji, a to nejpozději do konce příslušného čtvrtletí kalendářního roku. Co se týká postupů účtování je nutné rozlišovat mezi zánikem pohledávky podle ČUS bodu 5.2. nebo „pouhým“ vyřazením pohledávky z rozvahové evidence podle ČUS bodu 5.3. U vyřazené pohledávky právo na pohledávku skutečně nezaniká, ale dochází k upuštění od vymáhání pohledávky a vyřazená pohledávka za zařadí na podrozvahovou evidenci, kde se dále sleduje na syntetickém účtu 905- Vyřazené pohledávky. Na tomto účtu se evidují pohledávky, které se již nevykazují v rozvaze, ale stále existuje předpoklad, že pohledávka bude zcela nebo částečně zaplacena dlužníkem či jinou osobu. Dále může potřeba sledování pohledávky vyplývat z jiných právních předpisů nebo potřeb účetní jednotky. Naopak zaniklá pohledávka není předmětem zachycení na rozvahových ani podrozvahových účtech. Nejčastější důvody zániku pohledávky je zaplacení částky dlužníkem, vzájemné započtení pohledávek a závazků, prominutí dluhu nebo prekluze pohledávky.

Ministerstvo financí v sekci otázky a odpovědi vysvětluje pojmy prekluze pohledávky a promlčení pohledávky. Zdroj: Otázky - účetní metody a postupy | Ministerstvo financí ČR (mfcr.cz)

„V případě prekluze dochází k zániku práva na uspokojení věřitele dlužníkem. Oproti promlčení, při kterém nezaniká právo, ale pouze je snížena možnost uplatnit nárok na uspokojení před soudem (dlužník může namítnout promlčení nároku).
Pro účely účetního zachycení lze konstatovat, že nastanou-li účinky prekluze, dochází k zániku pohledávky a pro účetní jednotku nadále neexistuje účetní případ. Uvedená skutečnost nadále není předmětem zachycení na rozvahových ani podrozvahových účtech.
V případě promlčení pohledávky účetní jednotka posoudí, zda je předpoklad, že dlužník svoji povinnost zcela nebo částečně splní nebo je předpoklad, že bude plněno jinou osobu. Pokud ano, účtuje o takové pohledávce na příslušném podrozvahovém účtu. Obdobně se postupuje také v případě, pokud z jiných právních předpisů nebo z potřeb účetní jednotky vyplývá nezbytnost zachycení této pohledávky na příslušném podrozvahovém účtu.“

• Vyřazení pohledávky z rozhavové evidence, postup účtování dle bodu  6.1. ČUS 706. S vyřazením pohledávky se zároveň účtuje o zrušení vytvořené položky.

• Zařazení pohledávky na podrozvahovou evidenci, postup účtování dle bodu  6.2. ČUS 706

• Přijatá úhrada  již vyřazené pohledávky, postup účtování dle bodu  6.3. ČUS 706. O částku provedené úhrady se sníží hodnota pohledávky na podrozvahových účtech.

• Vyřazení, snížení pohledávky na podrozvahové evidenci, postup účtování dle bodu 6.4. ČUS 706, došlo-li k zániku pohledávka, snížení nebo už pominuly důvody pro sledování na podrozvahových účtech.