Na úvod tohoto článku si pojďme připomenout důležitou legislativu. Tou je vyhláška č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků, která je prováděcím předpisem zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Inventarizací se zabývá pátá část zákona, podle které „účetní jednotky inventarizací zjišťují skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřují, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví…“.

Podle zákona o účetnictví může účetní jednotka provádět buď periodickou inventarizaci (k okamžiku, ke kterému je sestavována řádná nebo mimořádná účetní závěrka), nebo průběžnou inventarizaci (v průběhu účetního období). Zákon rovněž stanovuje, že průběžnou inventarizaci je možné provádět pouze u zásob, u kterých účetní jednotka účtuje podle druhů nebo podle míst uložení nebo hmotně odpovědných osob a u dlouhodobého hmotného movitého majetku, který nemá stálé místo. Při periodické inventarizaci mohou účetní jednotky zahájit inventuru nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a ukončit nejpozději dva měsíce po něm (tedy září běžného roku a únor následujícího roku).

Účetní jednotky si mohou stanovit tzv. rozhodný den (předchází dni rozvahovému, zjišťování skutečného stavu je pak dokončováno podle účetních záznamů, které prokazují přírůstky a úbytky majetku a závazků, které nastaly mezi rozhodným a rozvahovým dnem).

Zmínili jsme, že účetní jednotky zjišťují skutečný stav majetku a závazků, ten zjišťují fyzickou nebo dokladovou inventurou (tam, kde není možné vizuálně zjistit existenci daného majetku nebo u závazků). Přičemž při fyzické inventuře zjišťují skutečný stav majetku počítáním, měřením, vážením a obdobně, případně mohou využívat účetní záznamy, které prokazují jeho existenci. Při inventarizaci tedy provádějí jednu nebo více inventur a ověřují, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu v účetnictví.

Při zjištění inventarizačních rozdílů (rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví) vyúčtují účetní jednotky rozdíly do příslušného účetního období (období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků). Jedná se o situace, kdy je skutečný stav nižší než stav v účetnictví (manko, u peněžních hotovostí a cenin schodek) nebo vyšší (přebytek). Podle vyhlášky je na základě inventur zjišťován také zúčtovatelný rozdíl, který: „zahrnuje kromě případného manka, schodku a přebytku rozdíl zjištěný podle § 26 odst. 3, § 25 odst. 2 zákona a rozdíl, který se týká jiných aktiv a jiných pasiv, včetně skutečností účtovaných na podrozvahových účtech, o kterých vybraná účetní jednotka účtuje v souladu se zákonem“.

V tomto článku si zmíníme, jaké vznikají záznamy z inventarizace a jaké činnosti účetní jednotka během inventarizace vykonává. Nebudeme se zabývat odlišnostmi inventarizace ve zvláštních případech (režim utajovaných informací), ani inventarizací vybraného majetku (kulturní památky a archeologické nálezy).

Pojďme se podívat na záznamy z inventarizace. Základním je inventurní soupis, který je v zákoně o účetnictví definován v § 30, odstavci 7 takto:

§ 30

„(7) Inventurní soupisy jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat

a) skutečnosti podle odstavce 1, a to tak, aby bylo možno zjištěný majetek a závazky též jednoznačně určit,

...(1) Účetní jednotky zjišťují při inventarizaci skutečné stavy majetku a závazků a zaznamenávají je v inventurních soupisech. Tyto stavy zjišťují

a) fyzickou inventurou u majetku, u kterého lze vizuálně zjistit jeho existenci, nebo

b) dokladovou inventurou u závazků a majetku, u kterého nelze vizuálně zjistit jeho existenci, a to včetně jiných aktiv, jiných pasiv a skutečností účtovaných v knize podrozvahových účtů. ...

b) podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečností podle písmene a) a podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventury,

c) způsob zjišťování skutečných stavů,

d) ocenění majetku a závazků při periodické inventarizaci k rozvahovému dni nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila,

e) ocenění majetku při průběžné inventarizaci ke dni ukončení inventury nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila,

f) okamžik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka,

g) rozhodný den, pokud jej účetní jednotka stanovila,

h) okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury.“

… a ve vyhlášce o inventarizaci v § 8 je potom ještě doplnění obsahu:

§ 8

"Inventurní soupis, dodatečný inventurní soupis a zjednodušený inventruní soupis

(1) Inventurní soupis, dodatečný inventurní soupis a zjednodušený inventurní soupis je vyhotovován v rozsahu

a) účtové skupiny,

b) seskupení inventarizačních položek, nebo

c) jednotlivé inventarizační položky.

(2) Inventurní soupisy, dodatečné inventurní soupisy a zjednodušené inventurní soupisy obsahují pro naplnění ustanovení § 30 odst. 7 zákona ve vztahu k předmětu účetnictví alespoň

a) identifikační číslo vybrané účetní jednotky,

b) uvedení rozsahu podle odstavce 1 včetně číselného a slovního značení podle směrné účtové osnovy,

c) seznam příloh inventurního soupisu, dodatečného inventurního soupisu nebo zjednodušeného inventurního soupisu,

d) v případě provádění průběžné inventarizace

1. informaci, zda inventura zásob byla provedena podle druhů zásob, míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob,

2. celkovou výši ocenění majetku podle rozsahu inventurního soupisu v členění stanoveném vybranou účetní jednotkou,

3. způsob stanovení ocenění inventarizačních rozdílů,

4. okamžik zahájení, okamžik ukončení inventury a okamžik, ke kterému se zjišťují skutečné stavy a provádí ocenění,

e) v případě periodické inventarizace

1. celkovou výši ocenění majetku, závazků, jiných aktiv a jiných pasiv v členění podle analytických nebo podrozvahových účtů,

2. v případě, že inventurní evidence, která obsahuje skutečnosti nutné pro zjištění zúčtovatelných rozdílů, není uvedena v inventurním soupisu nebo dodatečném inventurním soupisu, nebo není uvedena v příloze, informaci, kde je tato inventurní evidence vedena a uložena,

f) v případě dodatečného inventurního soupisu stavy celkové výše ocenění majetku, závazků, jiných aktiv a jiných pasiv uvedených v příslušném inventurním soupisu,

g) v případě rozdílů zjištěných mezi jinými evidencemi a pomocnými evidencemi, které nelze odstranit do okamžiku ukončení inventarizace, nebo nebyla odsouhlasena výše pohledávek a závazků, obsahuje informaci o této skutečnosti, pokud není uvedena v příloze,

h) jména osob, které jsou členy inventarizační komise,

i) okamžik zahájení, okamžik ukončení inventury a v případě prvotní inventury také okamžik, ke kterému se zjišťují skutečné stavy,

j) podpisové záznamy osob uvedených v § 30 odst. 7 písm. b) zákona s uvedením okamžiku připojení podpisového záznamu,

k) v případě zjednodušeného inventurního soupisu přírůstky a úbytky stavu jiných pasiv, které byly zjištěny zjednodušenou inventurou, včetně počátečních a konečných stavů.“

Paragraf 8 se týká nejenom inventurního soupisu, ale také dodatečného inventurního soupisu (tím se prokazují přírůstky nebo úbytky stavu majetku a závazků, který byl zjištěn fyzickou inventurou) a zjednodušeného inventurního soupisu (ten se používá alespoň u přírůstků a úbytků stavu jiných pasiv za účetní období, které byly zjištěny zjednodušenou inventurou).

Zjednodušenou inventuru definuje vyhláška takto: „činnosti prováděné při inventarizaci jiných pasiv vykazovaných na jednotlivých položkách položek C.I. a C.II. rozvahy s výjimkou položky C.I.3., které jsou nutné pro vyhotovení zjednodušených inventurních soupisů“. Jedná se tedy o jmění účetní jednotky a upravující položky (s výjimkou účtu 403 – Transfery na pořízení dlouhodobého majetku) a fondy účetní jednotky.

V paragrafu 8 vyhlášky je také definováno, co má obsahovat příloha příslušných soupisů, jedná se především o seznam všech inventarizačních evidencí, způsob stanovení ocenění zúčtovatelných rozdílů, způsob, jak byly při inventuře pohledávek a závazků využity pomocné evidence, a způsob, jak byly zkontrolovány veškeré údaje o nemovitostech uvedených v katastru nemovitostí. Přílohou dodatečného inventurního soupisu je samozřejmě také příslušný inventurní soupis. U zjednodušeného inventurního soupisu je přílohou alespoň seznam všech inventarizačních evidencí (pokud tedy tyto skutečnosti nevyplývají z vnitřního předpisu nebo jiné dokumentace).

Při průběžné inventarizaci mohou účetní jednotky nahradit inventurní soupis inventurním zápisem (záznam o provedení fyzické inventury a o vyúčtování inventarizačních rozdílů).

Shrnutí všech podstatných skutečností o provedených inventurách (včetně informace o inventarizačních rozdílech a zúčtovacích rozdílech) je zajištěno inventarizační zprávou.

Účetní jednotky k vyhotovení těchto záznamů musí zajistit určité činnosti (mají ošetřeno ve směrnici k inventarizaci, případně v dílčích každoročně vydávaných dokumentech), jedná se o:

• Sestavení plánu inventur a stanovení postupu při jeho sestavování.

Plán inventur musí být vyhlášen nejpozději do první inventury. Obsahuje předpokládaný okamžik zahájení a ukončení jednotlivých inventur (i okamžik, ke kterému se zjišťují skutečné stavy) a pokud není okamžik vzniku, zahájení a ukončení činností inventarizačních komisí shodný s okamžikem zahájení a ukončení inventury, musí plán obsahovat i údaje o těchto okamžicích. Stejně tak má být v plánu zdůvodněná situace, kdy okamžik ukončení fyzické inventury hmotného majetku je stanoven před koncem nebo po konci rozvahového dne, a to včetně popisu činností, které se uskuteční v období mezi koncem rozvahového dne a dnem ukončení fyzické inventury a popisu postupu při rozdílové inventuře.  Dále plán obsahuje seznamy inventurních soupisů, dodatečných inventurních soupisů a zjednodušených inventurních soupisů (pokud tyto skutečnosti nevyplývají z vnitřního předpisu či jiné dokumentace). V neposlední řadě musí plán obsahovat popis zajištění koordinace mezi vybranou účetní jednotkou a jinou osobou (pokud jsou činnosti prováděné při inventarizaci zajišťovány i prostřednictvím jiných osob).

• Zřízení inventarizační komise (příp. komisí), jmenování jejích členů, stanovení rozsahu jejich pravomocí a činností, stejně tak jako pravidel pro jmenování členů inventarizační komise, včetně požadavků na jejich znalosti a zajištění jejich proškolení. Zajištění součinnosti svých zaměstnanců a vnitřních útvarů vybrané účetní jednotky s inventarizačními komisemi. Také zajištění řízení a kontroly činností inventarizačních komisí (prostřednictvím ústřední inventarizační komise nebo jiným způsobem).

Inventarizační komise se sestavuje nejméně dvoučlenná, zřizuje se nejpozději do okamžiku zahájení inventury a zajišťuje provádění jednotlivých inventur. Může provádět inventuru i více než jedné inventarizační položky a zajišťovat provádění rozdílové inventury (činnosti, které jsou nutné pro vyhotovení dodatečných soupisů) i v případě, že zajišťovala prvotní inventuru (činnosti, které jsou nutné pro vyhotovení inventurních soupisů). Vyhláška o inventarizaci rovněž pracuje s pojmem ústřední inventarizační komise, kterou zřizují ministerstva a státní fondy, ostatní vybrané účetní jednotky pouze v případě, kdy jsou činnosti prováděné při inventarizaci zajišťovány prostřednictvím jiných osob.

• Zajištění připojování podpisových záznamů odpovědných osob.
• Zajištění podmínek pro zjišťování skutečného stavu inventarizačních položek a jejich částí (v případě, kdy je potřeba jejich vážení, měření a obdobné postupy), způsobu jejich používání a případnou výši odchylek. Dále zajištění podmínek pro ověřování, zda skutečný stav inventarizačních položek a jejich částí odpovídá jejich stavu v účetnictví (včetně podmínek pro zjišťování zúčtovatelných nebo inventarizačních rozdílů).

Za inventarizační položky se považuje majetek, závazky a jiná aktiva a pasiva, na základě kterých je vyhotovován inventurní soupis (soupisy jsou označovány syntetickými, analytickými nebo podrozvahovými účty). Částmi inventarizačních položek jsou jednotlivé věci, jednotlivé pohledávky, jednotlivé závazky apod., které lze samostatně zjišťovat v rámci inventarizační položky.

• Zajištění změn ocenění (když se při inventarizaci zásob zjistí, že jejich prodejní cena snížená o náklady spojené s prodejem je nižší než cena použitá v účetnictví, nebo když se zjistí, že hodnota závazků je vyšší nebo nižší než jejich výše v účetnictví) a ocenění částí inventarizačních položek, které nebyly zaúčtovány v souladu se skutečným stavem nebo výše jejich ocenění neodpovídá skutečnému stavu.
• Stanovení výše ocenění pohledávek a závazků, od které bude prováděno vzájemné odsouhlasení jednotlivých pohledávek a závazků (a případné zajištění odsouhlasení).
• Stanovení postupu pro vyhotovení účetních dokladů pro účetní zápisy zúčtovatelných nebo inventarizačních rozdílů, včetně případných změn v ocenění.
• Stanovení postupu pro vyhodnocení inventarizační zprávy.
• Označení všech částí inventarizačních položek inventarizačním identifikátorem a vedení sezamu a popisu inventarizačních indikátorů.
• A jiné (dle § 3 vyhlášky).

Zdroje:

• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví
• Vyhláška č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků