Poslední z článků věnovaných tvorbě Spisového řádu. V minulém článku jsme se věnovali obsahu úvodní kapitoly a dále kapitolám o příjmu dokumentů, evidence a vyřizování. Nyní se podíváme na zbývající oblasti, které ve Spisovém řádu nemohou chybět.

Proces vyřizování je zakončen vyřízením dokumentu (pokud je samostatný, nezařazený ve spisu), nebo obvykleji vyřízením a uzavřením celého spisu. Tyto činnosti jsou velmi důležité, protože dochází ke kompletaci spisu, kontrole jeho úplnosti, a je to také rozhodující okamžik pro převod všech dokumentových komponent do výstupních datových formátů. Věnujte také pozornost definici tzv. spouštěcí události, tedy okamžiku, kdy začíná běžet skartační lhůta. Pokud není ve Spisovém a skartačním plánu řečeno jinak, začíná spouštěcí událost plynout od 1.ledna následujícího roku po uzavření spisu. Pokud je účelné používat ve vaší organizaci typové spisy (nejedná se o druh spisu, ale spíše o zastřešující spisový znak), jednoznačně definujte v souladu s Národním standardem kde, kdo a za jakých konkrétních podmínek je bude využívat.

V kapitole věnované Odesílání dokumentů vydefinujte a popište všechna místa (výpravny), ze kterých mohou dokumenty opouštět organizaci. Popis bude v mnohém obdobný (i když reverzní), jako v případě podatelen. Popište způsob přebírání zásilek k odeslání, definujte jednoznačná pravidla pro odesílané dokumenty (formát, velikost atp.). S ohledem na odlišnosti se zvlášť věnujte odesílání listinných a elektronických zásilek. Popište všechny způsoby vypravení (pošta, osobně, email, datová schránka atp.), a pro každý způsob popište jednotlivé procesní kroky a evidenční náležitosti, včetně například napojení frankovacího stroje. Nezapomeňte i na nepříliš tradiční způsoby vypravení (např. předání vysvědčení, vyvěšení oznámení na úřední desku atp.). Vždy také definujte zodpovědnosti konkrétních osob.

Další velkou oblastí, kterou musí Spisový řád detailněji řešit, je ukládání vyřízených dokumentů, uzavřených spisů a případně dílů typových spisů. Popište všechna svá úložná místa – spisovny, jejichž hlavní poslání je starost o uložené dokumenty po celou dobu skartační lhůty. Můžete mít jednu centrální spisovnu, nebo i strukturu několika spisoven ať již oborových (pro ukládání specifických agendových dokumentů), nebo rozdělených podle lokace. Nezapomeňte na definici osobní zodpovědnosti za uložené dokumenty i celé spisovny, a to i z pohledu GDPR.

Spisovna musí zaručit uchování dokumentů po celou dobu skartační lhůty (tedy až několik desítek let) v autentické, důvěryhodné a čitelné podobě. Spisovna tedy není jen dlouhodobé uložení komponent na garantovaném médiu. Zejména pro digitální dokumenty to znamená jejich aktivní monitoring (sledování datových formátů, metadat, exspirace autentizačních prvků, riziko prolomení použité hashovací funkce atp.) a v případě potřeby konverze komponent do novějších a bezpečnějších podob.

Popište také postupy, jakým způsobem lze ve spisovně provést zápůjčky dokumentů a spisů, a to jak pro listinné, tak i pro digitální dokumenty (řízená přístupová práva k uloženým dokumentům).

Poslední etapou životního cyklu evidovaných dokumentů a spisů je skartační řízení, které se musí realizovat v elektronické podobě. Popište celý průběh skartačního řízení včetně tvorby tzv. SIP balíčků, jeho četnost a zodpovědnosti konkrétních osob. Skartační řízení je zakončeno úspěšným (a protokolárně potvrzeným) převzetím archiválií příslušným archivem. Poté následuje již řízené zničení všech komponent, replik i většiny evidenčních metadat, které zůstaly ve vašem držení. Na následné zničení osobních údajů dává současná legislativa lhůtu maximálně 3 let po ukončeném skartačním řízení.

Poslední dvě oblasti, které je nutné ve Spisovém řádu popsat (a často se na ně zapomíná), jsou spisová rozluka a řešení mimořádných situací. Popište konkrétní kroky a zodpovědnosti při řešení spisové rozluky, která může nastat při zásadnějších organizačních změnách nebo při vyčlenění některé agendy nebo její části na jiný subjekt. Definujte také zodpovědnosti a náhradní evidenční postupy při mimořádných situacích (nedostupnost informačních systémů, válečný stav atp.). Popište způsob následného vypořádání se s dočasnou evidencí v jiných než standardních evidenčních pomůckách.

Celý Spisový řád je nutné opatřit také standardními náležitostmi, jako je např. rejstřík použitých zkratek a pojmů a také platnost (časová, případně organizační či lokační).

Věříme, že naše série článků věnovaných tvorbě jedné z nejdůležitějších interních směrnic, vám pomůže vypracovat Spisový řád, který bude kvalitní, dobře čitelný, odpovídající vaší realitě a hlavně přínosný pro kvalitní výkon spisové služby ve vaší škole či školském zařízení. 

Publikováno v časopise Řízení školy