V posledních článcích jsme popsali základní charakteristiky Spisového řádu a probrali výchozí doporučení pro jeho tvorbu. Nyní se podívejme na obsah Spisového řádu, na co byste neměli při jeho tvorbě zapomenout. Rozsah článků bohužel neumožňuje jít do všech detailů Spisového řádu ani neumožňuje zmínit všechny oblasti. Věříme však, že alespoň základní kostra této velmi důležité směrnice vaší školy, kterou přinášíme, vám pomůže při její tvorbě. 

V úvodní kapitole Spisového řádu definujte, co je jeho obsahem (jednoznačně „vykolíkovat“ oblast, kterou řeší), kdo se jím musí řídit, kdo nese zodpovědnost za správný výkon spisové služby a jakým způsobem se budou realizovat průběžné kontroly. Nezapomeňte, že povinná evidence se týká všech dokumentů školy, nemůže proto chybět zmapování a výčet všech informačních systémů spravujících dokumenty (ISSD) a evidencí, které mohou být i v různých formách (listinná / elektronická evidence). Spisový řád není izolovanou normou, uveďte proto také vztahy a návaznosti na jiné interní směrnice a standardy (Organizační řád, Podpisový řád, Grafický manuál atp.).

V kapitole Příjem dokumentů definujte všechna příjmová místa (podatelna nemusí být jen jedna), jejich činnost a zodpovědnosti. Jednoznačně popište všechna omezení, která mohou být důvodem odmítnutí podání (formát, velikost, čitelnost, vir, spam atp.) a způsob informování podatele o této skutečnosti. S ohledem na značné odlišnosti se zvlášť věnujte příjmu listinných a elektronických podání. Popište všechny varianty příjmu podání (pošta, osobně, email, datová schránka, portál atp.), definujte okamžiky doručení, označování dokumentů, kroky zpracování i způsoby a postupy ověřování autentizačních prvků (podpis, pečeť, časové razítko). Vydefinujte povinné evidenční údaje, které podatelna musí zanést do informačního systému, i zodpovědnosti konkrétních osob. A nezapomeňte, že cílem je co nejvíce sjednotit a zpřehlednit výkon spisové služby, což zahrnuje i digitalizaci listinných dokumentů a převod digitálních dokumentů do správných formátů. Proto je ideální ihned na vstupu maximálně využívat autorizované konverze nebo převodu listin do digitální podoby, případně změny digitálního dokumentu do tzv. výstupního datového formátu (PDF/A).

Další rozsáhlá oblast Spisového řádu se bude věnovat Evidenci a vyřizování. Vydefinujte evidenční náležitosti každého dokumentu. Jde o výčet povinných i nepovinných evidenčních údajů, a také o povinnou strukturu čísla jednacího. V případě samostatných evidencí se může jednat o agendová čísla ze samostatných evidenčních řad. Dále se jedná o způsob tvorby spisů a uspořádání dokumentů ve spisu, který by měl být jednotný pro všechny agendy. Pro elektronicky vedenou spisovou službu je jednoznačně nejvhodnější tvorbou spisu tzv. spojování dokumentů (nikoliv sběrným archem). Samostatnou oblastí je i definice oběhu dokumentů a spisů v organizaci, způsoby předávání a potvrzování příjmu.

Popis konkrétních procesních postupů při vyřizování spisů se zpravidla velmi různí podle jednotlivých agend a je vhodné je detailně řešit v samostatných směrnicích. Obdobným způsobem (odkaz na samostatnou směrnici) je vhodné popsat i závazná pravidla pro tvorbu nových dokumentů, věnovat se jejich grafickému vzhledu a dalším povinným náležitostem. Nezapomeňte také na povinnost nové dokumenty vytvářet již v digitální podobě ve výstupním datovém formátu (digital-born PDF/A) a jejich opatření autentizačními prvky – podpis / pečeť a časové razítko.

V rámci evidence dokumentů věnujte také detailnější pozornost popisu práce se jmenným rejstříkem, jeho správě, ověřování údajů v systému základních registrů a řešení přístupových práv. V této souvislosti je nutné zmínit a řešit i celou oblast práce s osobními údaji a GDPR, kterou je možné také vyčlenit do samostatné interní směrnice.

Nedílnou a povinnou součástí Spisového řádu je Spisový a skartační plán. Jedná se o věcné členění všech dokumentů a jejich hierarchie, se kterými vaše organizace pracuje. Plán je seznamem spisových znaků, jim příslušných skartačních režimů (skartačních znaků a skartačních lhůt). Plán tedy také určuje, co se bude dít s každým dokumentem a spisem po jeho vyřízení - jak dlouho bude uložen ve spisovně a jak s ním bude naloženo ve skartačním řízení. Každý dokument a spis musí být zařazen pod konkrétní spisový znak.

V příštím čísle se budeme věnovat obsahu zbývajících kapitol Spisového řádu. Tím zakončíme tuto sérii článků věnovaných jedné z nejdůležitějších interních směrnic vaší školy.

Publikováno v časopise Řízení školy