V předchozím článku jsme psali o základních charakteristikách Spisového řádu. Je to jedna z nejdůležitějších interních směrnic, musí v rámci legislativních mantinelů popisovat skutečný výkon spisové služby a musí být vždy aktuální, kontrolovatelný a vymahatelný.

Nyní tedy stojíme před nelehkým úkolem – Spisový řád vytvořit. Jaká jsou výchozí doporučení pro tvorbu Spisového řádu?

Spisový řád je komplexní dokument, nelze předpokládat, že jej napíše „jedna chytrá hlava“. Vždy se bude jednat o spolupráci více osob, ideální je tedy vytvořit pracovní tým. Tým se bude spolupodílet zejména na tvorbě, ale také při potřebě novelizace nebo řešení aktuálních problémů. Složení týmu by mělo odrážet fakt, že výkon spisové služby se dotýká nejen metodiky spisové služby, ale také právních otázek, pracovní náplně zaměstnanců, správy informačních systémů, bezpečnosti, zpracování osobních údajů atp. Pro vypracování částí věnovaných konkrétním pracovním činnostem bude potřebné přizvat do týmu zástupce znalé těchto oblastí, např. podatelny, spisovny, personalistiky, studijního oddělení atp.

Celý výkon spisové služby představuje oblast činností nazývaných souhrnně „předarchivní péčí“ o dokumenty. Archivy totiž začínají přesně tam, kde končí spisové služby jednotlivých organizací. Správně vedená spisová služba bude znamenat, že do archivů se dostanou správné dokumenty ve správné kvalitě. Spisový řád je proto nutné průběžně konzultovat s příslušným archivem a jeho připomínky také zodpovědně zapracovat. Lze tím velmi úspěšně předejít budoucím nedorozuměním nebo i sankcím při kontrolách výkonu spisové služby, které archivy jsou povinny vykonávat (zákon 499/2004 Sb.).

Není třeba vymýšlet kolo a znovu objevovat Ameriku. Nejste první, kdo vytváří nový Spisový řád. Poohlédněte se po inspiraci kolem sebe, v jiných školách, kde to funguje. Nezapomeňte ale na základní charakteristiku Spisového řádu – musí popisovat realitu výkonu spisové služby u vás, rozhodně tedy nelze převzít text odjinud a jen změnit hlavičku. Spisové řády z jiných škol mohou dobře posloužit jako inspirace, na co nezapomenout, co zdůraznit, ale nikoliv pro překopírování celých kapitol.

V dokumentu se musí orientovat každý a každý se v něm musí najít. Je určen pro pracovníky podatelny, sekretariáty, ale i personalisty či ekonomy a samozřejmě také pro učitele i ředitele. Všichni zaměstnanci přicházejí do styku s dokumenty a musí vědět, jak mají správně pracovat.

Času je ale vždy málo. Nelze tedy předpokládat ani očekávat, že všichni budou mít čas si číst rozsáhlý, vnitřně složitě provázaný Spisový řád. I zde platí, že v jednoduchosti je síla. Ideálně koncipovaný Spisový řád je maximálně stručný. V základním textu Spisového řádu postačí zůstat v úrovni stručné charakteristiky a zodpovědnosti každého pracoviště. Detailní popisy mohou být v přílohách či jiných interních směrnicích, na které se bude text odkazovat. Tam se lze věnovat činnostem konkrétních pracovišť (např. příjem dokumentů na podatelně) či detailně popsat některé specifické oblasti (např. pravidla pro zpracování osobních údajů). Pro začátek si můžete dát závazek, že základní text vašeho Spisového řádu nepřesáhne 10 stran. A pak ještě ubírejte.

Pro strukturu a obsah Spisového řádu nejlépe poslouží vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Stačí se podívat na názvy jednotlivých paragrafů a máme základní obsahovou náplň vašeho Spisového řádu. V žádném případě ale nesklouzněte k opisování textu vyhlášky, ale popisujte, jak se právě u vás tyto činnosti realizují. Obsahové náplni Spisového řádu se budeme detailněji věnovat v dalším pokračování této minisérie článků.

Publikováno v časopise Řízení školy