Spisový řád je základ

Když se staví dům, samozřejmě nezačínáme od komína, ale od základu. A tím je pro kvalitní výkon spisové služby právě Spisový řád.

Spisový řád je (v souladu s §66 zákona č. 499/2004 Sb.) jednou z povinných interních směrnic každého původce. Měl by popisovat práci s dokumenty, od jejich příjmu či vzniku, přes celý proces evidence, vyřizování, až po uložení a zakončení jejich životní pouti řádným skartačním řízením.

Spisový řád je manuál pracovních postupů pro každou organizační součást původce i pracovníka, přicházejícího do styku s jakýmkoliv dokumentem. Legislativa v zásadě nerozlišuje mezi dokumenty „důležitými“ a „obyčejnými“. Všechny dokumenty je nutné evidovat, řídit jejich oběh a celý životní cyklus. Ať už jde o smlouvu, fakturu nebo stížnost na kluzký chodník před budovou. Spisový řád musí zcela konkrétně popisovat právě to, jak k jednotlivým typům dokumentů přistupovat, kde a jak se evidují, v jakých evidenčních pomůckách, jak dlouho a kde se po svém vyřízení ukládají a kdo je zodpovědný za jednotlivé životní etapy každého dokumentu.

Výkon spisové služby je postaven na základní legislativní „trojnožce“ – kterou je zákon č. 499/2004 Sb., prováděcí vyhláška č. 259/2012 Sb., a Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. Kromě této trojice existují desítky dalších legislativních norem, které spisovou službu ukotvují jak v českém, tak i v evropském právu a standardech.

Text Spisového řádu by však rozhodně neměl být přehlídkou citací z obecné legislativy (což bývá častý problém). Naopak by měl s využitím legislativního rámce popisovat realitu výkonu spisové služby u vás. Každý zaměstnanec by v dobře napsaném Spisovém řádu měl najít odpovědi na své otázky „co mám dělat, abych se svými dokumenty naložil správně“. Současně by vnějšímu pozorovateli (například kontrole) měl zcela realisticky popsat aktuální stav evidence všech typů dokumentů. Což bývá také jeden z nejčastějších prohřešků – Spisový řád popisuje idealistickou situaci, kterou se organizace neřídí, nebo naopak popisuje zastaralý stav, který neodpovídá skutečně prováděným postupům, které se přirozeně časem vyvíjí.

Spisový řád, stejně jako celý výkon spisové služby, je nutné neustále aktualizovat a udržovat v souladu s platnou legislativou i technologickým vývojem. Protože to jediné, co lze o blízké budoucnosti říct je, že nevíme, jak bude vypadat. Stačí se ohlédnout jen o několik let zpět, s jakou vervou vtrhly do našeho papírového světa digitální dokumenty, pro které se teprve postupně hledal způsob jejich dlouhodobého uchování. První digitální dokumenty jsou v současnosti bohužel již často nečitelné nebo jsou uloženy na zastaralých a nepoužitelných nosičích (např. diskety). Ověřitelnost moderních elektronických podpisů je také časově omezena. V současnosti běžně používané formáty digitálních dokumentů rychle zastarávají a živelně se vyvíjejí nové. A v této realitě musí organizace uchovávat některé dokumenty po dobu až mnoha desítek let, a po celou tuto dobu musí ze zákona zachovat dokument v autentické, důvěryhodné a čitelné podobě. Neustálá aktualizace celého výkonu spisové služby, a tím Spisového řádu, je tedy naprostou nutností.

Spisový řád ale nemá smysl sám o sobě, pokud by se jím celá organizace, nebo byť i jen nějaká část, neřídila. Pravidla vtělená do Spisového řádu musí být pravidelně kontrolována a vymáhána. To samozřejmě předpokládá, že Spisový řád a celý výkon spisové služby musí mít za sebou autoritu vedení organizace, které musí být zcela ztotožněno s požadovanými cíli a v případě nutnosti také aktivně přistoupit ke zjednání nápravy.

Doporučení pro tvorbu Spisového řádu

Nyní tedy stojíme před nelehkým úkolem – Spisový řád vytvořit. Jaká jsou výchozí doporučení pro jeho tvorbu?

Spisový řád je komplexní dokument, nelze předpokládat, že jej napíše „jedna chytrá hlava“. Vždy se bude jednat o spolupráci více osob, ideální je tedy vytvořit pracovní tým. Tým se bude spolupodílet zejména na tvorbě, ale také při potřebě novelizace nebo řešení aktuálních problémů. Složení týmu by mělo odrážet fakt, že výkon spisové služby se dotýká nejen metodiky spisové služby, ale také právních otázek, pracovní náplně zaměstnanců, správy informačních systémů, bezpečnosti, zpracování osobních údajů atp. Pro vypracování částí věnovaných konkrétním pracovním činnostem bude potřebné přizvat do týmu zástupce znalé těchto oblastí, např. podatelny, spisovny, personalistiky, účetnitví atp.

Celý výkon spisové služby představuje oblast činností nazývaných souhrnně „předarchivní péčí“ o dokumenty. Archivy totiž začínají přesně tam, kde končí spisové služby jednotlivých organizací. Správně vedená spisová služba bude znamenat, že do archivů se dostanou správné dokumenty ve správné kvalitě. Spisový řád je proto nutné průběžně konzultovat s příslušným archivem a jeho připomínky také zodpovědně zapracovat. Lze tím velmi úspěšně předejít budoucím nedorozuměním nebo i sankcím při kontrolách výkonu spisové služby, které archivy jsou povinny vykonávat (zákon 499/2004 Sb.).

Není třeba vymýšlet kolo a znovu objevovat Ameriku. Nejste první, kdo vytváří nový Spisový řád. Poohlédněte se po inspiraci kolem sebe, v jiných podobných organizacích, kde to funguje. Nezapomeňte ale na základní charakteristiku Spisového řádu – musí popisovat realitu výkonu spisové služby u vás, rozhodně tedy nelze převzít text odjinud a jen změnit hlavičku. Spisové řády z jiných organizací mohou dobře posloužit jako inspirace, na co nezapomenout, co zdůraznit, ale nikoliv pro překopírování celých kapitol.

V dokumentu se musí orientovat každý a každý se v něm musí najít. Je určen pro pracovníky podatelny, sekretariáty, ale i personalisty či ekonomy a samozřejmě také pro každého úředníka i ředitele. Všichni zaměstnanci přicházejí do styku s dokumenty a musí vědět, jak mají správně pracovat.

Času je ale vždy málo. Nelze tedy předpokládat ani očekávat, že všichni budou mít čas si číst rozsáhlý, vnitřně složitě provázaný Spisový řád. I zde platí, že v jednoduchosti je síla. Ideálně koncipovaný Spisový řád je maximálně stručný. V základním textu Spisového řádu postačí zůstat v úrovni stručné charakteristiky a zodpovědnosti každého pracoviště. Detailní popisy mohou být v přílohách či jiných interních směrnicích, na které se bude text odkazovat. Tam se lze věnovat činnostem konkrétních pracovišť (např. příjem dokumentů na podatelně) či detailně popsat některé specifické oblasti (např. pravidla pro zpracování osobních údajů). Pro začátek si můžete dát závazek, že základní text vašeho Spisového řádu nepřesáhne 10 stran. A pak ještě ubírejte.

Pro strukturu a obsah Spisového řádu nejlépe poslouží vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Stačí se podívat na názvy jednotlivých paragrafů a máme základní obsahovou náplň vašeho Spisového řádu. V žádném případě ale nesklouzněte k opisování textu vyhlášky, ale popisujte, jak se právě u vás tyto činnosti realizují.

Obsah Spisového řádu

Nyní se podívejme na obsah Spisového řádu. Rozsah textu neumožňuje jít do všech detailů, snaží se ale vypíchnout klíčové oblasti, na které byste neměli při tvorbě této velmi důležité směrnice zapomenout.

V úvodní kapitole Spisového řádu definujte, co je jeho obsahem (jednoznačně „vykolíkovat“ oblast, kterou řeší), kdo se jím musí řídit, kdo nese zodpovědnost za správný výkon spisové služby a jakým způsobem se budou realizovat průběžné kontroly. Nezapomeňte, že povinná evidence se týká všech vašich dokumentů, nemůže proto chybět zmapování a výčet všech informačních systémů spravujících dokumenty (ISSD) a evidencí, které mohou být i v různých formách (listinná / elektronická evidence). Spisový řád není izolovanou normou, uveďte proto také vztahy a návaznosti na jiné interní směrnice a standardy (Organizační řád, Podpisový řád, Grafický manuál atp.).

V kapitole Příjem dokumentů definujte všechna příjmová místa (podatelna nemusí být jen jedna), jejich činnost a zodpovědnosti. Jednoznačně popište všechna omezení, která mohou být důvodem odmítnutí podání (formát, velikost, čitelnost, vir, spam atp.) a způsob informování podatele o této skutečnosti. S ohledem na značné odlišnosti se zvlášť věnujte příjmu listinných a elektronických podání. Popište všechny varianty příjmu podání (pošta, osobně, email, datová schránka, portál atp.), definujte okamžiky doručení, označování dokumentů, kroky zpracování i způsoby a postupy ověřování autentizačních prvků (podpis, pečeť, časové razítko). Vydefinujte povinné evidenční údaje, které podatelna musí zanést do informačního systému, i zodpovědnosti konkrétních osob. A nezapomeňte, že cílem je co nejvíce sjednotit a zpřehlednit výkon spisové služby, což zahrnuje i digitalizaci listinných dokumentů a převod digitálních dokumentů do správných formátů. Proto je ideální ihned na vstupu maximálně využívat autorizované konverze nebo převodu listin do digitální podoby, případně změny digitálního dokumentu do tzv. výstupního datového formátu (PDF/A).

Další rozsáhlá oblast Spisového řádu se bude věnovat Evidenci a vyřizování. Vydefinujte evidenční náležitosti každého dokumentu. Jde o výčet povinných i nepovinných evidenčních údajů, a také o povinnou strukturu čísla jednacího. V případě samostatných evidencí se může jednat o agendová čísla ze samostatných evidenčních řad. Dále se jedná o způsob tvorby spisů a uspořádání dokumentů ve spisu, který by měl být jednotný pro všechny agendy. Pro elektronicky vedenou spisovou službu je jednoznačně nejvhodnější tvorbou spisu tzv. spojování dokumentů (nikoliv sběrným archem). Samostatnou oblastí je i definice oběhu dokumentů a spisů v organizaci, způsoby předávání a potvrzování příjmu.

Popis konkrétních procesních postupů při vyřizování spisů se zpravidla velmi různí podle jednotlivých agend a je vhodné je detailně řešit v samostatných směrnicích. Obdobným způsobem (odkaz na samostatnou směrnici) je vhodné popsat i závazná pravidla pro tvorbu nových dokumentů, věnovat se jejich grafickému vzhledu a dalším povinným náležitostem. Nezapomeňte také na povinnost nové dokumenty vytvářet již v digitální podobě ve výstupním datovém formátu (digital-born PDF/A) a jejich opatření autentizačními prvky – podpis / pečeť a časové razítko.

V rámci evidence dokumentů věnujte také detailnější pozornost popisu práce se jmenným rejstříkem, jeho správě, ověřování údajů v systému základních registrů a řešení přístupových práv. V této souvislosti je nutné zmínit a řešit i celou oblast práce s osobními údaji a GDPR, kterou je možné také vyčlenit do samostatné interní směrnice.

Nedílnou a povinnou součástí Spisového řádu je Spisový a skartační plán. Jedná se o věcné členění všech dokumentů a jejich hierarchie, se kterými vaše organizace pracuje. Plán je seznamem spisových znaků, jim příslušných skartačních režimů (skartačních znaků a skartačních lhůt). Plán tedy také určuje, co se bude dít s každým dokumentem a spisem po jeho vyřízení – jak dlouho bude uložen ve spisovně a jak s ním bude naloženo ve skartačním řízení. Každý dokument a spis musí být zařazen pod konkrétní spisový znak.

Proces vyřizování je zakončen vyřízením dokumentu (pokud je samostatný, nezařazený ve spisu), nebo obvykleji vyřízením a uzavřením celého spisu. Tyto činnosti jsou velmi důležité, protože dochází ke kompletaci spisu, kontrole jeho úplnosti, a je to také rozhodující okamžik pro převod všech dokumentových komponent do výstupních datových formátů. Věnujte také pozornost definici tzv. spouštěcí události, tedy okamžiku, kdy začíná běžet skartační lhůta. Pokud není ve Spisovém a skartačním plánu řečeno jinak, začíná spouštěcí událost plynout od 1.ledna následujícího roku po uzavření spisu. Pokud je účelné používat ve vaší organizaci typové spisy (nejedná se o druh spisu, ale spíše o zastřešující spisový znak), jednoznačně definujte v souladu s Národním standardem kde, kdo a za jakých konkrétních podmínek je bude využívat.

V kapitole věnované Odesílání dokumentů vydefinujte a popište všechna místa (výpravny), ze kterých mohou dokumenty opouštět organizaci. Popis bude v mnohém obdobný (i když reverzní), jako v případě podatelen. Popište způsob přebírání zásilek k odeslání, definujte jednoznačná pravidla pro odesílané dokumenty (formát, velikost atp.). S ohledem na odlišnosti se zvlášť věnujte odesílání listinných a elektronických zásilek. Popište všechny způsoby vypravení (pošta, osobně, email, datová schránka atp.), a pro každý způsob popište jednotlivé procesní kroky a evidenční náležitosti, včetně například napojení frankovacího stroje. Nezapomeňte i na nepříliš tradiční způsoby vypravení (např. osobní předání, vyvěšení oznámení na úřední desku atp.). Vždy také definujte zodpovědnosti konkrétních osob.

Další velkou oblastí, kterou musí Spisový řád detailněji řešit, je ukládání vyřízených dokumentů, uzavřených spisů a případně dílů typových spisů. Popište všechna svá úložná místa – spisovny, jejichž hlavní poslání je starost o uložené dokumenty po celou dobu skartační lhůty. Můžete mít jednu centrální spisovnu, nebo i strukturu několika spisoven ať již oborových (pro ukládání specifických agendových dokumentů), nebo rozdělených podle lokace. Nezapomeňte na definici osobní zodpovědnosti za uložené dokumenty i celé spisovny, a to i z pohledu GDPR.

Spisovna musí zaručit uchování dokumentů po celou dobu skartační lhůty (tedy až několik desítek let) v autentické, důvěryhodné a čitelné podobě. Spisovna tedy není jen dlouhodobé uložení komponent na garantovaném médiu. Zejména pro digitální dokumenty to znamená jejich aktivní monitoring (sledování datových formátů, metadat, exspirace autentizačních prvků, riziko prolomení použité hashovací funkce atp.) a v případě potřeby konverze komponent do novějších a bezpečnějších podob.

Popište také postupy, jakým způsobem lze ve spisovně provést zápůjčky dokumentů a spisů, a to jak pro listinné, tak i pro digitální dokumenty (řízená přístupová práva k uloženým dokumentům).

Poslední etapou životního cyklu evidovaných dokumentů a spisů je skartační řízení, které se musí realizovat v elektronické podobě. Popište celý průběh skartačního řízení včetně tvorby tzv. SIP balíčků, jeho četnost a zodpovědnosti konkrétních osob. Skartační řízení je zakončeno úspěšným (a protokolárně potvrzeným) převzetím archiválií příslušným archivem. Poté následuje již řízené zničení všech komponent, replik i většiny evidenčních metadat, které zůstaly ve vašem držení. Na následné zničení osobních údajů dává současná legislativa lhůtu maximálně 3 let po ukončeném skartačním řízení.

Poslední dvě oblasti, které je nutné ve Spisovém řádu popsat (a často se na ně zapomíná), jsou spisová rozluka a řešení mimořádných situací. Popište konkrétní kroky a zodpovědnosti při řešení spisové rozluky, která může nastat při zásadnějších organizačních změnách nebo při vyčlenění některé agendy nebo její části na jiný subjekt. Definujte také zodpovědnosti a náhradní evidenční postupy při mimořádných situacích (nedostupnost informačních systémů, válečný stav atp.). Popište způsob následného vypořádání se s dočasnou evidencí v jiných než standardních evidenčních pomůckách.

Celý Spisový řád je nutné opatřit také standardními náležitostmi, jako je např. rejstřík použitých zkratek a pojmů a také platnost (časová, případně organizační či lokační).

Věříme, že tento text, věnovaný tvorbě jedné z nejdůležitějších interních směrnic, vám pomůže vypracovat Spisový řád, který bude kvalitní, dobře čitelný, odpovídající vaší realitě a hlavně přínosný pro kvalitní výkon vaší spisové služby.