K 1.2.2022 nabývá účinnosti další část zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby. Mimo jiné by po tomto datu mělo být na digitální úkon, realizovaný v režimu digitální služby, reagováno vystavením Osvědčení digitálního úkonu. Dnes se tedy na tuto novou povinnost zaměříme a vyhodnotíme její dopad na výkon spisové služby.

Povinnost, uložená Orgánu veřejné moc (dále jen „OVM“) v pátém paragrafu zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby (dále jen „zákon“), se vztahuje výhradně k aplikační podpoře realizace digitálních služeb, respektive jejích jednotlivých úkonů, evidovaných v tzv. Katalogu služeb. Ten je souhrnem údajů vedených v základním registru agend orgánů veřejné moci, soukromoprávních uživatelů údajů a některých práv a povinností (dále jen "RPP - registr práv a povinností"). Jsou zde evidovány úkony OVM vykonávané v rámci agendy vůči subjektům, které přitom nemají postavení OVM, a digitální úkony subjektů, které při jejich vykonávání nemají postavení OVM, vůči orgánům OVM. Zároveň platí, že aby šlo i digitální službu, musí tyto úkony být součástí řízeného navazujícího sledu úkonů, definovaného a řízeného poskytovatelem služby v souladu se zákonem.

Pro pochopení této základní definice je vhodné připomenout si základní pojmy zákona, uvedené v jeho druhém paragrafu:

Uživatelem služby je fyzická osoba nebo právnická osoba, kterým je poskytována digitální služba nebo které činí digitální úkon, a které při poskytování digitální služby nebo při činění digitálního úkonu nemají postavení orgánu veřejné moci.

Digitální službou je úkon vykonávaný orgánem veřejné moci vůči uživateli služby v rámci agendy a vedený v katalogu služeb jako úkon v elektronické podobě; za digitální službu se považuje i úkon vykonávaný vůči uživateli služby kontaktním místem veřejné správy v rámci agendy.

Digitálním úkonem je úkon vykonávaný uživatelem služby vůči orgánu veřejné moci v rámci agendy a vedený v katalogu služeb jako úkon v elektronické podobě. 

Kontaktním místem veřejné správy (Czech POINT) je síť kontaktních bodů, na kterých si občané mohou požádat o výpis z veřejných i neveřejných rejstříků a registrů a učinit podání vůči státní správě. Kontaktními místy veřejné správy jsou zejména notáři, krajské úřady, obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů, ale také zastupitelské úřady (velvyslanectví) v zahraničí. Kontaktní místa provozuje rovněž Česká pošta, Hospodářská komora a také banky, kterým Ministerstvo vnitra udělilo autorizaci.

Již z tohoto základního vymezení je tedy zřejmé, že OVM má povinnost v reakci na provedení úkonu vystavit osvědčení digitálního úkonu jen v případě, že řádně autentizovaným uživatelem služby realizovaný úkon je součástí legislativně definované služby a zároveň je jako úkon zapsán v Katalogu služeb. Nejde tedy o obecnou povinnost reagovat v tomto režimu na realizaci jakéhokoli úkonu vůči OVM. 

Dále je třeba si uvědomit, že nabytím účinnosti některých ustanovení zákona k 1.2.2022 nezaniká platnosti dříve přijaté právní úpravy komunikace občana s veřejnou správou, realizované zejména zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a jeho prováděcí vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „vyhláška“). Tato skutečnost je navíc výslovně stvrzena formulací třetího paragrafu zákona:

§ 3 Právo na digitální službu

(1) Uživatel služby má právo využívat digitální službu a orgán veřejné moci má povinnost poskytovat digitální službu.

(2) Práva a povinnosti podle jiných zákonů nejsou tímto zákonem dotčena.   

Pro realizaci osvědčení úkonu pak zákonodárce stanovil jasná pravidla – a to jak pro obsah, tak i pro samotné předání uživateli služby. Zatímco u potvrzení podání je tato povinnost OVM stanovena fakticky jen pro podání, učiněná s využitím mailu, u osvědčení úkonu v režimu digitální služby zákon ukládá OMV povinnost zajistit uživateli možnost volby doručovacího kanálu pro osvědčení. Zákon klientovi nabízí hned tři možnosti, jak osvědčení získat. Klient tak může požádat o:

- zaslání do datové schránky,

- vydání prostřednictvím kontaktního místa veřejné správy

- zpřístupnění osvědčení prostřednictvím portálu veřejné správy.

Oproti potvrzení podání zde tedy chybí zaslání na elektronickou adresu (mail). Tuto možnost zákonodárce vyloučil s ohledem na skutečnost, že osvědčení o digitálním úkonu obsahuje důvěryhodné zachycení obsahu digitálního úkonu nebo jinou identifikaci digitálního úkonu, určení osoby, která jej učinila, adresáta digitálního úkonu a způsob, datum a čas provedení digitálního úkonu. Tedy i řadu osobních údajů, u kterých je třeba zajistit odpovídající úroveň ochrany v souladu s požadavky Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (GDPR). Problematické je v případě mailu i prokazatelné doručení. Zákonodárce zároveň určil, že v případě tzv. veřejnoprávních původců, tedy subjektů uvedených v v prvním odstavci třetího paragrafu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, poskytujících digitální službu, musí být osvědčení vystaveno bezodkladně po provedení digitálního úkonu. Realizace této povinnosti tak fakticky vyžaduje funkční integraci formuláře, jehož prostřednictvím je úkon realizován, na elektronickou spisovou službu původce. Informační systém, který úkon zpracovává, pak musí být schopen na provedení úkonu reagovat vytvořením dokumentu s výše uvedeným obsahem, který je po zaevidování ve spisové službě poskytovatele služby vyhotoven do výstupního datového formátu (Pdf), automatizovaně zapečetěn a zaslán do datové schránky klienta či připraven k převzetí dalším zákonem stanovenými kanály. Bezpochyby totiž jde o dokument, kterým se právně jedná a musí proto být naplněny požadavky osmého paragrafu zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru. Realizace tohoto požadavku tedy fakticky není možná bez kvalitní elektronické spisové služby.

Co to tedy znamená v praxi? Právo na osvědčení digitálního úkonu se vztahuje pouze na úkony, realizované v režimu zákona a je tedy podmíněno realizací řady dalších požadavků. Aby byl OVM povinen osvědčit uživatelem služby realizovaný úkon, musí být daný úkon veden v katalogu služeb jako úkon v elektronické podobě a musí být realizován prostřednictvím elektronického formuláře, zveřejněného prostřednictvím Ministerstva vnitra postupem popsaným ve třetím odstavci § 4 zákona, kde jsou uvedeny i další funkční charakteristiky digitální služby. Jde zejména o využití elektronické identifikace klienta služby či údajů propojeného datového fondu. Teprve při splnění všech těchto podmínek bude OVM na úkon spočívající v podání formuláře povinen reagovat vystavením Osvědčení digitálního úkonu. 

Nejsou-li tyto podmínky naplněny, je i případné zaslání klientem vyplněného formuláře, který je součástí služby, mailem či prostřednictvím Informačního systému datových schránek (viz § 4, odst. 1 zákona) pro OVM i nadále pouze doručeným dokumentem, který zpracovává v souladu s postupy, zakotvenými pro výkon spisové služby v příslušných ustanoveních vyhlášky č. 259/2012 Sb. Odesílatel v takovém případě proto nemůže od OVM očekávat vystavení Osvědčení digitálního úkonu dle § 5 zákona. OVM tedy takové podání i nadále potvrzuje doručení zasláním zprávy na adresu elektronické pošty odesílatele postupem dle § 4, odst. 8 vyhlášky, v případě datové zprávy je potvrzení zajištěno přímo nástroji ISDS.