Na základě četných pochybností, jakým způsobem vést evidenci softwaru, pojďme se spolu podívat, jak zaevidovat software …

Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky (dále jen „Vyhláška“), v § 11, odstavci 1 jasně definuje pojem dlouhodobý nehmotný majetek „Položka ‚A.I. Dlouhodobý nehmotný majetek‘ obsahuje zejména nehmotné výsledky výzkumu a vývoje, software, databáze a ocenitelná práva s dobou použitelnosti delší než jeden rok, u kterých ocenění převyšuje částku 60000 Kč. Dále tato položka obsahuje povolenky na emise a preferenční limity. Dobou použitelnosti se rozumí doba, po kterou je majetek využitelný pro současnou nebo uchovatelný pro další činnost nebo může sloužit jako podklad nebo součást zdokonalovaných nebo jiných postupů a řešení včetně doby ověřování nehmotných výsledků.“ Odst. 2.: „Za dlouhodobý nehmotný majetek se dále považuje technické zhodnocení dlouhodobého nehmotného majetku, jehož ocenění převyšuje částku 60000 Kč, a to při splnění podmínek uvedených v odstavci 1, k jehož účtování a odpisování je oprávněn nabyvatel užívacího práva k dlouhodobému nehmotnému majetku, o kterém neúčtuje jako o majetku, nebo technické zhodnocení drobného dlouhodobého majetku.“ Na drobný dlouhodobý nehmotný majetek odkazuje týž paragraf v odstavci 6 písmenu a): „A.I.5. Drobný dlouhodobý nehmotný majetek obsahuje majetek stanovený v odstavci 1, jehož doba použitelnosti je delší než jeden rok a ocenění je v částce 7000 Kč a vyšší a nepřevyšuje částku 60000 Kč. Účetní jednotka může rozhodnout vnitřním předpisem o snížení dolní hranice.“

Při zařazování softwaru do patřičné skupiny dlouhodobého majetku musí být zohledněny tři podmínky. Prvním hodnocením bude původ softwaru. Dle § 11 odst. 3 písm. a) Vyhlášky existují dva způsoby nabytí – od jiných subjektů (nejčastěji koupí) nebo vytvořením vlastní činností. U nabytého softwaru (např. koupí, darem, vkladem, bezúplatně apod.) od jiných osob je podmínka splněna. U druhého způsobu nabytí, tedy byl-li software vytvořen účetní jednotkou, tak musí být tento software určen k obchodování, jinak se nejedná o dlouhodobý nehmotný majetek. Pokud jej využívá pouze pro své potřeby, nejedná se tedy o dlouhodobý nehmotný majetek (např. účetní jednotka má vlastními silami vytvořené webové stránky s kalkulátorem pojištění). Druhý hlediskem pro správné zařazení softwaru je doba použitelnosti, která by měla přesahovat jeden rok. A třetím hlediskem je cena. Ocenění upravuje § 11 Vyhlášky (viz výše), konkrétně dlouhodobý nehmotný majetek § 11 odst. 2 a drobný dlouhodobý nehmotný majetek § 11 odst. 6 písm. a) Vyhlášky. V případě drobného dlouhodobého nehmotného majetku může být v souladu s Vyhláškou snížena dolní mez na základě interní směrnice účetní jednotky.

Účetní operace s dlouhodobým nehmotným majetkem a dlouhodobým hmotným majetkem upravuje Český účetní standard pro některé vybrané účetní jednotky (dále jen „ČÚS“) č. 710.

Software při zařazování bude testován podle těchto tří podmínek, a bude-li je splňovat, pak se jedná o dlouhodobý nehmotný majetek, případně drobný dlouhodobý nehmotný majetek. Tento majetek se v účetnictví účetní jednotky zachycuje na účtech 013 – Software (dlouhodobý nehmotný majetek), 018 – Drobný dlouhodobý nehmotný majetek nebo na účtech 518 – Ostatní služby se současným vykázáním na podrozvahovém účtu 901 – Jiný drobný dlouhodobý nehmotný majetek.

Problematiku evidence nehmotného majetku se pokusíme objasnit na následujících příkladech.

Př. 1: Účetní jednotka pořídila software o hodnotě 61 tis. Kč s dobou použitelnosti 10 měsíců (tedy menší než 1 rok). Nebyla naplněna podmínka doby použitelnosti a účetní jednotka tento software bude tedy účtovat do nákladů, nikoliv jako dlouhodobý nehmotný majetek. Aby byla naplněna zásada věrného a poctivého obrazu účetnictví účetní jednotky, bylo by možné tuto částku do nákladů rozpouštět postupně prostřednictvím účtů časového rozlišení (s ohledem na významnost této částky).

Pokud by se v uvedeném příkladu jednalo o zakoupení multilicence antivirového programu pro 61 počítačů (na 1 PC cca 1 tis. Kč), byla by splněna podmínka původu, podmínka ceny nikoliv, protože Vyhláška neuvádí, že by bylo možné u nehmotného majetku vytvářet soubory (viz § 11 Vyhlášky) a není splněna ani podmínka doby použitelnosti. Tudíž by byla zakoupená licence zaúčtována také jednorázově do nákladů.

Př. 2: Účetní jednotka zakoupila školní výukové multilicence, které nedosahují hodnoty 7 tis. Kč, ale budou určitě používány delší dobu než jeden rok. V tomto případě byly naplněny podmínky doby použitelnosti a původu, ale nikoliv podmínka ceny. Při pořízení tohoto softwaru dojde k zaúčtování faktury do nákladů jednorázově v souladu s bodem 3.7. ČÚS č. 710. Bohužel v tomto případě se v rámci uzavírání účetních knih vytratí rovněž zmínka, že daný majetek existuje.

Pokud má účetní jednotka pocit, že jde bez ohledu na cenu, o majetek, který chce evidovat i v následujících letech, musí tuto skutečnost mít upravenou ve vnitřní směrnici (viz § 11 odst. 6 písm. a) Vyhlášky). Má-li účetní jednotka ve vnitřní směrnici určenou nižší hranici pro evidování drobného dlouhodobého nehmotného majetku, eviduje pak tento majetek na účtech 518 – Ostatní služby se současným vykázáním na podrozvahovém účtu 901 – Jiný drobný dlouhodobý nehmotný majetek. A právě na podrozvahových účtech bude tento majetek zachycen v dalších letech a bude podléhat inventarizaci.

V rámci článku jsme rovněž nuceni upozornit na hranici mezi technickým zhodnocením a jinými službami. Bude-li účetní jednotka upgradovat svůj software (na vyšší verzi), pak se tento krok zobrazí v účetnictví jako technické zhodnocení, a to pouze v případě, že pořizovací cena bude vyšší částky než 60 tis. Kč, počítáno na každý evidovaný software jednotlivě. Pokud navyšovaná částka nedosáhne na tento limit, bude účtována do nákladů. Upgrade softwaru neznamená pouhou aktualizaci softwaru, jedná se o vylepšení technických parametrů, rozšíření funkčností softwaru, modernizaci. Ohledně ocenění softwaru je nutno podotknout, že součástí pořizovací ceny softwaru je instalace modulu, ale nikoliv například převod dat nebo zaškolení pracovníků (§ 55 odst. 2 Vyhlášky). Více k technickému zhodnocení naleznete v ČÚS č. 710, článku 5.2.

Dalším úskalím se stává software, který je dodáván s nově pořízeným zařízením a bez něhož by zařízení nefungovalo. Jedná se například o operační systém Windows, Unix, IOS apod. Tuto problematiku řeší § 11, odst. 8 vyhlášky č. 410/2009 Sb., který říká, že „Dlouhodobým nehmotným majetkem nejsou zejména znalecké posudky, průzkumy trhu, plány rozvoje, návrhy propagačních a reklamních akcí, certifikace systému jakosti a software pro řízení technologií nebo zařízení, která bez tohoto software nemohou fungovat. Dále může účetní jednotka rozhodnout, že o technických auditech a energetických auditech, lesních hospodářských plánech, plánech povodí a povodňových plánech neúčtuje jako o dlouhodobém nehmotném majetku“. Tudíž tady se software stane součástí zařízení a uživatel by měl vést v evidenci licenci jako takzvanou OEM licenci, tj. licence vázaná na pořízené zařízení.

Doufáme, že vám článek pomohl v orientaci u problematiky dlouhodobého nehmotného majetku a na závěr si dovolujeme vás ještě upozornit na připravované legislativní změny. V rámci daňového balíčku 2021, který vzniká v souvislosti s koronavirovou pandemíí, se připravují změny mj. v odpisech a zvýšení hranice vstupní ceny u dlouhodobého majetku. Více naleznete na níže uvedených odkazech:

https://www.mfcr.cz/cs/aktualne/tiskove-zpravy/2020/nova-opatreni-v-danovem-balicku-podpori-39948

https://www.psp.cz/sqw/text/tiskt.sqw?o=8&ct=910&ct1=1

Autoři: Lenka Hladíková, Ing. Ludmila Matějková