Elektronické podpisy, pečetě a časová razítka jsou klíčovými nástroji pro zajištění autenticity, integrity a právní závaznosti elektronických dokumentů. Jejich správné použití je nezbytné pro splnění zákonných požadavků a ochranu před právními riziky. Tyto služby můžete samozřejmě využívat i ve vašem Ginisu, a to vzdáleně.

Použití elektronických podpisů, pečetí a časových razítek je regulováno nařízením eIDAS (č. 910/2014) a dalšími právními předpisy. Orgány veřejné moci, právnické osoby a v některých případech i fyzické osoby jsou povinny používat tyto nástroje při elektronické komunikaci, aby zajistily právní závaznost a bezpečnost dokumentů.

Například orgány veřejné moci musí v souladu s požadavky zákona č. 297/2016 Sb. pro podepisování vyhotovených elektronických dokumentů používat kvalifikovaný elektronický podpis, případně je opatřit pečetí, aby zajistily jejich právní účinnost.

Elektronický podpis vs. elektronická pečeť

Elektronický podpis je určen k zaznamenání projevu vůle jednající osoby na elektronickém dokumentu. Naopak elektronická pečeť slouží k ověření původu a integrity dokumentu vytvořeného právnickou osobou, aniž by vyjadřovala vůli konkrétní osoby. Zatímco podpis je osobní, pečeť je institucionální.

Kvalifikovaný elektronický podpis

Kvalifikovaný elektronický podpis je nejvyšší úrovní elektronického podpisu, který má stejnou právní váhu jako vlastnoruční podpis. Je založen na kvalifikovaném certifikátu vydaném důvěryhodným poskytovatelem a vytvářen pomocí kvalifikovaného prostředku pro vytváření podpisů.

Jeho použití je vyžadováno v situacích, kde je nutné zajistit vysokou úroveň bezpečnosti a právní jistoty. Například při komunikaci s orgány veřejné moci nebo při uzavírání významných smluv.

Časové razítko

Elektronické časové razítko dokládá existenci dokumentu v konkrétním čase. Je nezbytné v případech, kdy je důležité prokázat, že dokument existoval před určitým datem. Třeba při podání daňového přiznání nebo při uzavírání smluv s pevně stanovenými termíny.

Doporučení pro praxi

Pro zajištění souladu s právními předpisy a ochranu před právními riziky je důležité:

• Identifikovat situace, kdy je nutné použít kvalifikovaný elektronický podpis, pečeť nebo časové razítko.

• Zajistit spolupráci s důvěryhodnými poskytovateli kvalifikovaných certifikátů a prostředků pro vytváření podpisů a pečetí.

• Pravidelně školit zaměstnance o správném používání těchto nástrojů a aktuálních právních požadavcích.

Dodržováním těchto zásad je možné zajistit bezpečnou a právně závaznou elektronickou komunikaci v souladu s platnými předpisy.

Vzdálené podepisování, pečetění a razítkování dokumentů v Ginisu

Chcete podepisovat, pečetit nebo razítkovat dokumenty kvalifikovaně? Tuto službu můžete nyní využívat i v Ginisu, a to vzdáleně. Nebudete k tomu potřebovat žádné tokeny ani čipové karty a pracovat můžete prakticky odkudkoliv.

Službu vám v Ginisu nastavíme, abyste mohli jednoduše podepisovat dokumenty přímo ve své Elektronické podpisové knize. Správa certifikátů je intuitivní a vše můžete pohodlně zvládnout i z domova. Službu vzdáleného podepisování nabízíme ve spolupráci se společností Software602, kvalifikovaným poskytovatelem služeb dle nařízení eIDAS. Software602 působí na trhu již více než tři desítky let, zpracovává ročně miliony podpisů a disponuje zkušeným týmem s potřebnými certifikacemi, na který se můžete spolehnout.

Pokud máte zájem o vzdálené podepisování, pečetění a razítkování, kontaktujte nás na e-mailu gordic@gordic.cz. Více informací najdete také na našem webu pod záložkou eIDAS služby.