Ve vzdělávacích institucích není snadné se vyznat v současné legislativě týkající se povinností spojených s vedením spisové služby. Celou situaci navíc ztěžují různé neoficiální výklady a předpoklady ohledně budoucího vývoje právních předpisů.

Aby se v této problematice dalo lépe orientovat, je užitečné se potkat s odborníky, kteří se dlouhodobě podílejí na tvorbě těchto pravidel, pracují v kontrolních orgánech nebo se na správě dokumentů podílejí z pohledu dodavatele systémů. Ideálním místem pro taková setkání je konference pořádaná občanským sdružením CNZ, o. s., která se každoročně koná v Národním archivu v pražském Chodovci. Tento odborný prostor už více než deset let slouží k diskusi a sdílení zkušeností v oblasti správy dokumentů.

Letošní, již osmnáctý ročník konference nese motto „Digitalizace není záležitost technická, ale kulturní“ a uskuteční se v úterý 8. října. Od 9 hodin ráno do 17 hodin odpoledne nabídne čtyři tematické bloky, které se zaměří na aktuální otázky digitalizace a správy dokumentů. První blok bude věnován využití umělé inteligence ve správě dokumentů, a to jak z pohledu příležitostí, tak rizik, která s sebou tento technologický pokrok přináší.

Druhý blok, zahajující krátce před polednem, se zaměří na diskusi o legislativní úpravě spisové služby. Součástí panelu budou metodici společnosti Gordic, která se řadí mezi partnery konference. Zástupci společnosti, Ing. Miroslav Čejka a Mgr. Vít Cvrček, budou hovořit o tom, jak by mohla vypadat nová podoba zákona o spisové službě. Mgr. Vít Cvrček bude následně moderovat i odpolední blok věnovaný aktualizacím v unijním nařízení o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru v rámci elektronických transakcí na vnitřním trhu (eIDAS).

Nařízení eIDAS zavádí mimo jiné tzv. Evropskou peněženku digitální identity, která má umožnit nejen prokázání totožnosti, ale i dalších údajů, jako je dosažené vzdělání nebo odborná způsobilost. V budoucnu tak bude například možné pomocí atributových certifikátů vydávat maturitní vysvědčení či další dokumenty elektronickou formou. Závěrečný blok konference se zaměří na diskuzi o nové právní úpravě správy dokumentů mimo elektronické systémy spisové služby, což je téma, které přináší nové výzvy pro všechny subjekty zapojené do procesu digitalizace.

Konference CNZ 2024 nabízí účast jak prezenční, tak online formou, a všechny důležité informace naleznete na oficiálním webu CNZ.