Národní sportovní agentura (NSA), jeden z největších poskytovatelů dotací v České republice, vyplatila v letech 2022 a 2023 celkem 17 800 dotací v hodnotě 14 miliard korun. Obdrželo je 8 tisíc žadatelů. Letos v květnu zavedla agentura novou funkcionalitu – vzdálené nahlížení do spisu ve spolupráci se společností Gordic. O praktickém využití této nové služby nám poví ředitel odboru podpory sportu, Milan Labašta.

Pane řediteli, můžete nám přiblížit, proč jste se rozhodli umožnit vzdálené nahlížení do spisu?

Ty důvody jsou de facto dva, ale vždy to vychází z procesního práva, které se řídí Správním řádem. V tom první případě to souvisí s tím, že NSA poskytuje dotace všem oprávněným žadatelům napříč celou republikou. Když to zjednoduším, tak každý fotbalový klub, i ten nejmenší nebo nejvzdálenější od Prahy, si může podat žádost o udělení dotace. Pokud se takovému klubu časem například vymění vedení a nové chce vědět, co všechno obsahují spisy vedené u nás, muselo by cestovat do Prahy, domlouvat si s námi termín, což bylo složité a zdlouhavé. V druhém případě je to naplnění povinnosti vyplývající z procesního práva, že před vydáním jakéhokoliv meritorního rozhodnutí má právo každý žadatel nahlédnout do spisu, což bylo vždy časově a organizačně pro obě strany náročné a hodně nekomfortní. Proto jsme se rozhodli tuto oblast řešit, a tím zlepšit a zefektivnit tento procesní akt pro obě strany.

Popište nám, k čemu vzdálené nahlížení přesně slouží?

Jde o naši novou službu, kdy žadatel prostřednictvím portálu občana vyplní jednoduchý formulář. Musí určit, o jaký spis se jedná a komu má být zpřístupněn. My poté provedeme kontrolu oprávněnosti požadavku a pokud je vše v pořádku, spis zpřístupníme. Poté informujeme žadatele a osoby, kterým byl spis zpřístupněn, a oni si jej mohou prostřednictvím portálu stáhnout. Vše probíhá bez nutnosti fyzické návštěvy našeho úřadu.

K čemu naopak neslouží?

Rozhodně to není prostředek pro získávání informací z cizích spisů. Dále není možné touto cestou podávat stížnosti či odvolání. Tato služba nenahrazuje zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím. Vzdálené nahlížení je určeno výhradně k tomu, aby co nejpohodlněji zpřístupnilo spisy pouze těm subjektům, které na to mají právo.

Co musím splňovat, abych se mohl do portálu přihlásit a podat si žádost?

Je to velmi jednoduché. Postačí mít tzv. bankovní identitu, kterou má dnes v podstatě každý, kdo má bankovní účet. Případně se dá přihlásit i pomocí tzv. Identity občana. Lze použít také elektronický občanský průkaz, ale ten nemá tolik občanů, takže očekáváme, že bankovní identita bude nejčastější formou přihlášení.

Jak je to s právními zástupci? Mohou také nahlížet?

Mnoho žadatelů dnes zastupují právní zástupci, protože administrativa může být velmi složitá a pro malé subjekty náročná. I na to jsme mysleli, a proto v jednoduché žádosti lze uvést, že má být spis zpřístupněn právnímu zástupci. Stačí doložit plnou moc, pokud nebyla poskytnuta dříve, a my spis zpřístupníme i jim.

Jaký je o službu zájem? Můžete už nyní vyhodnotit její přínos?

Zájem je veliký a je to i logické vyústění toho, že správní úřad v praxi zjednodušil a vytvořil část správních úkonů do digitální podoby a komunikace. Od spuštění nám téměř každý den přijde nějaká žádost o zpřístupnění. Není se čemu divit. Vzhledem k počtu žadatelů, kterým dotace vyplácíme, kdyby si požádalo „pouze“ 10 % z nich, bavíme se o více než 800 subjektech, z nichž někteří mohou mít podáno více žádostí, a tedy vedených více spisů.

Je to tedy úleva i pro váš úřad?

Ano, rozhodně ano. Jednoznačně výrazné snížení administrativní zátěže pro zaměstnance správního úřadu. Sice NSA odpovědnost za proces nahlížení do spisu neubyla, ale je teď pro NSA mnohem jednodušší připravit spis k nahlížení elektronickou formou než vše náročně kopírovat, připravovat a domlouvat s žadateli konkrétní datum jejich fyzické návštěvy. Abych nehovořil pouze o úlevách pro náš úřad, tak jsem přesvědčen, že to je velká úleva pro žadatele o dotaci, příjemce dotace, kdy bylo určitě pro ně nejen složité cestovat na správní úřad, i přes půl republiky, k nahlédnutí do spisu a my jsme ho nakonec nepřijali, či nahlédnutí do spisu se nerealizovalo s ohledem na objektivní příčiny. Elektronická forma nám v tomto velmi pomáhá. A stejné výhody to má pro žadatele. Nemusí si brát volno v práci, jednoduše se přihlásí, stáhnou si spis a mají hotovo.

Jak je zajištěna bezpečnost služby?

Při implementaci jsme kladli zvláštní důraz na bezpečnost. Dokumenty připravené k nahlížení jsou uloženy v zabezpečeném úložišti, ke kterému mají přístup pouze autorizovaní uživatelé. Doba, po kterou jsou dokumenty dostupné, je uživatelsky nastavitelná. Každý přístup k nim je zaznamenán v transakčním logu úložiště. Snažili jsme se udělat maximum pro to, aby tato služba byla bezpečná, naši žadatelé v ní měli plnou důvěru a rádi ji využívali. V tomto ohledu jsme velmi nároční na naše dodavatele, včetně společnosti Gordic. Vyžadujeme zavedení maximální možné míry bezpečnosti provozu těchto služeb.