Město Benešov udělalo velký krok k modernizaci svých služeb a přiblížení se  občanům. Od loňského roku mají k dispozici GORDIC Portál občana, který lidem umožňuje vyřizovat různé administrativní záležitosti elektronicky.

Díky němu mohou hradit místní poplatky, podávat různé žádosti a formuláře, a to vše bez nutnosti osobní návštěvy úřadu. Jednou z hlavních výhod portálu občana je nepřetržitá dostupnost úřadu. Občané mohou vyřizovat své záležitosti kdykoli a odkudkoli, což šetří čas a eliminuje nutnost čekání ve frontách. Pro úředníky zase znamená menší administrativní zátěž. O fungování a přínosech portálu občana jsme si povídali s Jakubem Urbancem, správcem informačních technologií Městského úřadu Benešov.

Jaké kroky vás vedly k pořízení portálu občana?

Portál občana jsme pořídili jako nástroj, který umožní občanům vyřizovat některé záležitosti samosprávy elektronicky. Dalším důvodem byla snaha zefektivnit práci úřadníků pomocí elektronizace a automatizace některých úkonů.

Jaké přínosy má portál pro město?

Užitečnost pro město spočívá v automatizaci a elektronizaci procesů. Příkladem může být přihláška k poplatku za psa.

Občan v portálu vyplní elektronický formulář a odešle ho na  město. Ten se automaticky přidělí příslušnému úředníkovi, což znamená méně práce na podatelně. Úředník pak má ve  formuláři všechny potřebné údaje k výměře poplatku, který  může občan zase jednoduše zaplatit přes portál.

Díky e-mailovým notifikacím jsou jak úředníci, tak občané informováni o stavu řešení jednotlivých úkonů. Nemusí proto zjišťovat, zda už je jejich žádost vyřízena, jaká je výše poplatku, variabilní symbol platby a podobně. Obdobným způsobem je možné řešit další životní situace, jako je svoz komunálního odpadu, žádost o oslavu zlaté svatby, zábor veřejného prostranství nebo žádost o podporu z grantového fondu.

Má město v plánu rozšiřovat služby nabízené na portálu?

Určitě, do portálu postupně doplňujeme další formuláře. V poslední době to byly například žádosti o podporu z grantového fondu města nebo žádost o povolení kácení dřevin. Do budoucnosti máme vytipováno ještě zhruba 50 procesů, které chceme integrovat.

Poskytujete nějakou podporu pro občany, kteří potřebují pomoc s jeho užíváním?

Pro lepší pochopení jsme připravili instruktážní videa, která  přehledně vysvětlují základní funkce portálu, jako je přihlášení, práce s formuláři nebo uhrazení poplatků. Dostupný je  rovněž jednoduchý návod ve formátu PDF. Pokud tyto zdroje nepomohou, je k dispozici e-mail, na který mohou lidé posílat svoje problémy a pracovníci podpory jim s nimi pomohou.

Jaký dopad měl portál na interní procesy na městském úřadě?

Jednoznačným přínosem bylo zapojení úředníků do elektronizace jednotlivých procesů. Díky tomu získali zkušenosti využitelné i v dalších oblastech jejich práce. Úředníci si na  nový způsob práce rychle zvykli a někteří již sami navrhují další procesy, které by bylo možno elektronizovat.

Jaký je rozsah uživatelů portálu? Používají ho především mladší generace nebo si k němu našli cestu i starší lidé?

Po necelém roce a půl provozu se do portálu přihlásilo téměř 1 500 uživatelů ve věkovém rozmezí od 16 do 90 let, dá se  tedy říct, že ho používají občané všech věkových kategorií, ačkoliv mladší uživatelé převažují.

Jaké další kroky podnikáte k digitalizaci svých služeb?

Máme v plánu spustit projekt Karta občana, který by lidem s trvalým bydlištěm v Benešově nabídl různé benefity a zároveň sloužil jako virtuální peněženka, kterou by bylo možné uhradit třeba parkování.