V minulém vydání časopisu Gorinfo jsme vás seznámili s obcí Hostěradice, rodištěm známého bojovníka MMA Jiřího Procházky, která aktivně přistupuje k digitalizaci úřadu. Díky dlouholeté spolupráci se společností Gordic mají Hostěradice k dispozici Osobní portál občana, Interaktivní mapu a také Rozklikávací rozpočet, který občanům umožňuje nahlédnout do příjmů a výdajů obce.

Nyní vám přiblížíme další kroky, které obec v čele se starostou Martinem Vančurou podniká na cestě k digitalizaci. Jedním z hlavních cílů je zlepšení efektivity úředních procesů a snížení závislosti na papírových dokumentech. To bez pochyby nabízí Elektronická podpisová kniha (EPK), která shromažďuje žádosti úředníků a následně je v elektronické podobě předává ke schvalování starostovi. Ten má díky tomu lepší přehled o dokumentech vytvářených ve spisové službě GINIS. Navíc se jejím užíváním eliminuje nutnost tisku.

Obec v digitalizaci pokračuje. Další klíčovou iniciativou je  zavedení časových razítek a digitální pečeti pro autorizovanou konverzi dokumentů z papírové do digitální podoby. Toto řešení umožňuje pracovníkům podatelny efektivně digitalizovat přijaté dokumenty a zpracovávat je výhradně v elektronické podobě. Snížení nákladů na fyzickou archivaci a zjednodušení vyhledávání dokumentů jsou jen některé z výhod, které tato změna přináší. Skartace dokumentů nyní probíhá primárně elektronicky, což přináší další úspory času i zdrojů. Součástí správy elektronické spisové služby je také každodenní automatické generování transakčních protokolů. To díky elektronické pečeti probíhá automatizovaně bez nutnosti zásahu úředníka.

Implementace těchto technologických inovací znamená výrazné kroky směrem k efektivnějšímu a hospodárnějšímu provozu úřadu. To nejen zvyšuje jeho transparentnost, ale také snižuje náklady spojené s papírovou administrativou.

Hostěradice tak pokračují v cestě k moderní a efektivní správě, která využívá nejnovějších technologických nástrojů k poskytování lepších služeb občanům a zároveň zlepšuje vnitřní procesy úřadu.