Snad každý manažer ví, že administrativa a podepisování dokumentů může být neúprosná rutina, která následuje za každodenními pracovními úkoly. Vítejte v éře, kdy vám však může přijít na pomoc Semafor, revoluční nástroj určený právě pro manažery, vedoucí pracovníky, kteří se potýkají s velkým objemem dokumentů připravených ke schvalování a podepisování.

Manažerský semafor je rozšíření online aplikace Elektronická podpisová kniha (EPK), který slouží k označování dokumentů podle jejich rizikovosti. Součástí řešení je optimalizace práce na mobilních zařízeních. Prostřednictvím barevného označení žádostí zjednodušuje manažerům a vedoucím pracovníkům rozhodování a prioritizaci úkolů. Využívat ho mohou všechny typy organizací.

Jak Manažerský semafor funguje

Tento nástroj využívá barevné označení dokumentů v závislosti na míře rizika. Označení žádosti provádí zadavatel podle předem stanovené metodiky, kterou lze každému zákazníkovi přizpůsobit. Každá barva představuje určitou úroveň rizika. Vedoucí pracovník poté na základě označení postupuje při jejich vyřizování. Zelené žádosti může podepisovat/vyřizovat hromadně, žluté a červené kontroluje a podepisuje jednotlivě.

• Červená: Označuje rizikové žádosti, které vyžadují zvláštní pozornost a pečlivou kontrolu.

• Žlutá: Značí střední riziko.

• Zelená: Indikuje nízké riziko a označuje již zkontrolované žádosti.

• Bílá: Označuje výchozí stav. Tyto žádosti by se k vedoucímu pracovníkovi dostávat neměly.

Pořadí a význam barev je možné na přání upravit, lze rovněž rozšířit paletu o další barvy. Označení žádosti může zadavatel nebo osoba rozhodující o vyřízení požadavku změnit, například pokud dojde k okolnostem, které ovlivňují rizika spojená s podepsáním dokumentu.

Pohodlná práce na mobilních zařízeních

Aplikace EPK nabízí možnost vyřizování dokumentů na mobilních zařízeních, jako jsou smartphony či tablety. Při použití výchozího nastavení Manažerského semaforu má uživatel přehled o svých žádostech a vyřídit je může na pár kliknutí. Může si nad rámec výchozího nastavení individuálně zvolit vzhled aplikace podle svých preferencí a pohodlně řídit svou pracovní agendu kdykoliv a kdekoliv. Jednotlivé úkony se na mobilním zařízení zobrazují jako dlaždice, které jsou na dotykových displejích snadno ovladatelné.

Přidaná hodnota projektu

Jednou z hlavních přidaných hodnot Manažerského semaforu je servisní činnost. Konkrétně poskytnutí metodiky a konfigurace aplikace EPK05 prostřednictvím globálně distribuovaného uživatelského nastavení. To umožňuje uživatelům optimalizovat pracovní postupy a přizpůsobit si aplikaci podle svých individuálních potřeb. „Každý manažer denně schvaluje a podepisuje spoustu dokumentů a je důležité rozlišit, které z nich jsou rutinní a které naopak stojí za zvýšenou pozornost. V tom mi pomáhá manažerský semafor. Můj sekretariát mi podle nastavené metodiky označuje rizikové dokumenty, kterým se před schválením více věnuji. Určitě mi to šetří hodně času a pomáhá mi to soustředit se na skutečně klíčové dokumenty, úkoly a procesy,“ říká Jaromír Řezáč, generální ředitel Gordicu.

Jednoduché, efektivní a bezpečné řešení

Díky Manažerskému semaforu mohou manažeři a vedoucí pracovníci efektivněji řídit svou pracovní agendu, a přitom zachovat bezpečnost a kontrolu nad procesem podepisování a schvalování dokumentů. Semafor přináší jednoduchost, komfort a spolehlivost do každodenního pracovního života. Není jenom nástrojem pro označování dokumentů. Je to spojení pohodlí, efektivity a bezpečnosti, která vedoucím pracovníkům umožňuje plně se soustředit na své hlavní pracovní úkoly a zároveň optimalizovat administrativní procesy.

Elektronická podpisová kniha (EPK)

Aplikace pro posouzení a schvalování dokumentů v elektronické podobě přes webové rozhraní. Umožňuje uživatelům pracovat podle zavedených postupů při předkládání a schvalování dokumentů. Vedoucí pracovník může elektronicky schvalovat a podepisovat dokumenty prostřednictvím webového modulu. EPK umožňuje prohlížení, schvalování nebo zamítání dokumentů a jejich návrat k přepracování.