Od vedení měst často slýcháme, že nejběžnějším požadavkem občanů je oprava nebo výstavba chodníků. Je to pochopitelné, slouží všem a je na ně hodně vidět. Jenže i chodník může mít mnoho podob. Díky informačním a komunikačním technologiím můžeme v posledních letech dojít na úřad i po chodníku digitálním. Analogií bychom mezi nimi našli celou řadu. Na mikulovské konferenci eGovernment 2021 jsme představili ve stejnojmenné prezentaci naši verzi digitálních chodníků. A to jak těch interních, tak těch, které od úřadu vedou k vlastním zaměstnancům i občanům.

Digitální chodník úřadu

Digitální chodník úřadu můžeme chápat jako interní komunikaci uvnitř, mezi jednotlivými odbory, odděleními nebo samotnými zaměstnanci. Patří sem otázky elektronického oběhu dokumentů, sdílení dat, digitalizace správních řízení, finanční kontroly, elektronického schvalování, řádného podepisování nebo pečetění. A také integrace mezi jednotlivými informačními systémy, protože těch je v každé větší instituci celá řada.

My jsme jako Gordic v Mikulově před dvěma lety představili otevření integrační platformy, která integrace zjednodušila. Nyní registrujeme dalších skoro 90 nových integračních projektů jenom za poslední rok. Platformu GINIS nemusí tedy uživatel nutně rozvíjet prostřednictvím gordických aplikací, ale může na ni napojit aplikaci třetí strany nebo svou vlastní. To platí i pro portálová řešení. Například podání přes Portál Pražana nebo Portál Kanceláře veřejného ochránce práv propadají automatizovaně do Spisové služby platformy GINIS k evidenci a dalšímu zpracování.

Když se vrátíme obecně k digitalizaci úřadu, tak i projekt Digitální úřad z jara letošního roku ukázal, že potřebné nástroje a technologie od různých dodavatelů tady existují. Teď je to tedy především o vůli a odvaze pustit se do změny zaběhlých procesů. Na čele pelotonu jsou, troufnu si tvrdit, krajské úřady. Například Pardubický kraj získal letos od sdružení CNZ cenu za IT projekt v oblasti správy a archivace dokumentů. Ale inspirativních příkladů přibývá i mezi centrálními orgány. Ministerstvo, které provozuje platformu GINIS a její subsystém spisové služby spolu s elektronickým schvalováním dokumentů, vyhodnotilo, že v rámci digitalizace jenom na spotřebě papíru ušetřilo za půl roku přes 50 % nákladů. To je přes 70 tisíc korun. Další úspora, která zatím nebyla vyčíslena je v oblasti tisku dokumentů. Nejvýznamnější úspora je však v čase pracovníků - schvalování je nyní nejen rychlejší, ale i průkaznější.

Co když ale vlastní kapacity na vytvoření digitálního chodníku nestačí? Zde musíme zákonitě přejít k oblasti cloudu a cloudových služeb. V pandemickém roce 2020 vzrostly výdaje veřejné správy na cloud o jednu třetinu. Je velice pravděpodobné, že tento trend bude pokračovat. Naše nabídka SaaS služeb, zahrnující všechny základní agendy úřadů včetně ERP a spisové služby, byla zapsána spolu s nabídkami téměř čtyř desítek dalších firem do státního katalogu cloud computingu.

Můžeme s potěšením říct, že platforma GINIS ve všech produktových řadách je rutinně u zákazníků provozovaná v cloudu Microsoft Azure. Potvrdit to mohou například v obci Luková, která přešla se svou spisovou službou do cloudu po zániku technologického centra. Nesmíme zapomínat ani na ty úplně nejmenší, jako jsou třeba školy. I ty budou muset zavést do 31. 12. 2024 elektronickou spisovou službu. Gordic pro ně má díky speciální školské edici připravený cloudový produkt, který jim umožní splnit novou povinnost, a navíc bude integrovaný s dalšími systémy.

A co zaměstnanci? Pracují se softwarem rádi?

Zaměstnanci úřadu přijedou ráno například autobusem ze své obce do města a jdou na pracoviště. Také využijí chodník, že? Doposud tomu tak bylo. Jenže pak přišla pandemie a donutila mnoho z nás přejít na zcela nový režim práce. Pro zaměstnance jsme připravili takový vylepšený digitální chodník v podobě webového klienta GINIS; aplikaci, kterou lze komfortně provozovat odkudkoli. Tedy pokud máte připojení k internetu a webový prohlížeč.

Pro samotný úřad to má využití v mnoha ohledech. Čerstvý případ z praxe: obec si našla ekonomku, paní v důchodovém věku, která byla ochotna pracovat z domu. Cloudové řešení se i v tomto případě ukázalo jako dobrá volba. Ale webový klient GINIS není jenom o homeoffice, ale i o celkovém komfortu práce. Novinky ve webovém klientu GINIS kombinují oblíbené prvky emailových klientů (náhledy dokumentů, práce se seznamem), sociálních sítí (umístění tlačítek) i dalších populárních nástrojů. Například v rámci individuálního nastavení si uživatel jednoduše umístí do své lišty nejčastější funkce díky operaci drag&drop. Místo posílání dokumentů můžete sdílet kolegovi pouze odkaz. Vývojáři se prostě snažili, aby lidé pracovali s naší aplikací rádi. Je třeba dodat, že společně s našimi partnery pracujeme na tom, aby se zmiňovaný komfort uživatelů týkal i důležitých doplňkových služeb, jako je podepisování nebo pečetění, a to na různých zařízeních a platformách.

I občané se učí chodit po digitálním chodníku

Závěrem nesmíme zapomenout na ty, pro které to vlastně děláme, tedy na občany. Jaký digitální chodník postavíme jim? Už dnes pomáháme řadě obcí a krajů provozovat náš portál občana jako nadstavbu platformy GINIS. Úspěšnými realizacemi jsou například města Telč, Znojmo, Bohumín nebo Praha 5. Lze říci, že portál občana s přihlašováním přes NIA je věc, která už na úrovni samospráv funguje rutinně. Pro jejich další rozvoj je třeba najít takové služby, které se budou občanům líbit a budou je chtít využívat.

K rozvoji digitálních služeb by mohla pomoci i novinka letošního roku, kterou je naše nové plnohodnotné portálové řešení s vlastním API rozhraním a názvem Osobní portál občana (OSP). Věříme, že udělá radost starostům, tajemníkům menších měst a městysů. Určen je především pro ty, kteří nepoptávají drahá a robustní řešení, stačí jim něco jednoduššího, ale funkčního. Nový portál lze pořídit jako SaaS a provozovat v cloudu.

Přes portál zaplatí občané poplatek platební kartou nebo QR kódem, požádají o rybářský lístek nebo mohou v sekci Hlášení závad dát úřadu vědět, že nefunguje lampa v jejich ulici. Pokračuje pochopitelně i další vývoj Portálu občana GINIS, kde se mj. aktuálně zabýváme možností autentizace právnických osob na portálu. To by umožnilo realizovat i často poptávané řešení žádostí o dotace jednotlivých spolků z městského rozpočtu.

Snad i výše uvedené řádky potvrzují naše odhodlání, že budeme jako Gordic připraveni vyhovět nárokům, které nás v blízké budoucnosti čekají, jak v oblasti správy dokumentů a atestace spisové služby, provozu cloudových řešení nebo poskytování digitálních služeb. Budeme rádi, když ty několikrát zmiňované digitální chodníky budeme i nadále stavět společně.