Jak zvládat krizi? Řada nástrojů umožňuje automatizovat procesy i pracovat z domu

3 min čtení

04.05.2020

Současná pandemie přináší situace, které asi nikdo z nás nečekal. Jedná se o těžkou zkoušku naší země a nás všech. Je potěšující, že tento stav vyvolal vedle pochopitelných obav o naše zdraví i fungování naší ekonomiky také obrovskou vlnu solidarity, pomoci, lidské soudržnosti. To nás může do budoucna naplňovat optimismem.

Také naše společnost a její zaměstnanci se snaží v různých oblastech podat pomocnou ruku. Jednou z těchto oblastí je i řešení poskytování služeb ve dnech omezeného pohybu osob. Ukazuje se jako důležité disponovat řešením, díky kterému mohou občané vyřešit situací on-line a nemusí tak absolvovat zbytečnou cestu na úřad. Mít připravené procesy tak, aby bylo možné přejít do takového režimu, ve kterém i veřejné správa funguje na 100 % v době, kdy mohou být i její pracovníci vystaveni karanténě. Elektronické prostředky pro to již existují a není jich málo.

Díky portálu občana svého města mohou lidé vyřešit celou řadu životních situací, aniž by museli opouštět svá obydlí a vystavovat se riziku. Prostřednictvím formulářů je možné vzdálené například řešit životní situace týkající správy poplatků, evidence psů a dalších častých potřeb občanů. Není nutné chodit na poštu se složenkou. Za služby lze zaplatit přes mobilní telefon nebo prostřednictvím platební karty. Všechny banky dnes poskytují v rámci mobilní aplikace platbu prostřednictvím QR kódu a přesně takový kód může každý občan využívající Portál občana u všech poplatků, které čekají na uhrazení, vidět. Odkudkoliv tak rovnou ve svém mobilním telefonu může platbu z domova provést.

Přímý přístup z portálu občana Ministerstva vnitra do lokálního portálu s využitím jediného přihlášení umožní využívat různé typy služeb a občan nebude nucen studovat, které agendy a s nimi související úkony spadají do státní působnosti a které do samostatné působnosti obce.

Nejde však jen o portál občana, který je vstupní branou pro podání občanů, důležité je také přizpůsobit nové situaci vnitřní procesy úřadu. V tom hraje důležitou roli zajištění vzdáleného schvalování a podepisování podle příslušných právních norem i vnitřních pravidel. Takovou roli mohou plnit aplikace typu elektronická podpisová kniha. Díky webovému klientovi je dostupná z kteréhokoliv místa s internetem. Lze si tak například během služební cesty nebo z domova během karantény na telefonu dokumenty nejen pročíst, ale i prohlédnout komentáře a případně prozkoumat související materiály. Pak už se vedoucí pracovník rozhodne, jestli písemnost schválí, zamítne nebo vrátí s poznámkami zpět k přepracování. Že se elektronické schvalování stává pomalu standardem svědčí i statistika z krajského úřadu Středočeského kraje, který zpracoval v roce 2019 v této aplikaci přes 200 tisíc dokumentů.

Pro zvládnutí krizových situací je důležitá míra automatizace činností. Klíčovou roli při zpracování všech podání občanů zůstává spisová služba jako páteřní systém organizace. Dnešní elektronické podatelny zvládnou automatické zpracování a distribuci došlých datových zpráv podle nastavených typů dokumentů, což šetří práci pracovníkům podatelny i snižuje chybovost díky automatizovanému procesu zpracování a předávání. Například Magistrátu města Pardubic jsme implementovali tuto funkčnost v září 2019. Do konce roku bylo bezobslužně podáno bezmála 900 dokumentů doručených prostřednictvím ISDS. Zkušeností s automatizací těchto rutinních činností mají také na pražském magistrátu a na ČTU.

V souvislosti s automatizací je třeba aktuálně zmínit další dvě funkčnosti. Tou nanejvýš aktuální jsou eNeschopenky. Zvlášť v době zvýšeného výskytu nemocných zaměstnanců nebo jejich výskytu v nucené karanténě se ukazuje jako důležité automatizované zpracování došlých eNeschopenek. Informační systém by měl být schopen automatizovaně zpracovat informace o dočasných pracovních neschopnostech a zobrazovat údaje o převzatých datech z ČSSZ a šetřit práci mzdovým účetním třeba i v případě sledování splnění povinnosti zaměstnavatele odesílat hlášení o ukončení pracovní neschopnosti. Takové řešení už od začátku roku používá například Ministerstvo obrany ČR nebo Ústavní soud.

Dalším prvkem jsou elektronické faktury. Lze očekávat, že současný stav povede k masivní digitalizaci účetních dokladů a cesty s papírovou fakturou na poštu nebo na podatelnu budou minulostí. Od 1. dubna mají všichni zadavatelé veřejných zakázek povinnost přijímat elektronické faktury v zákonem daných formátech. Jejich automatizovaná kontrola a vytěžení údajů v nich obsažených je dalším krokem k plně automatizovanému zpracování faktur od jejich vstupu do úřadu až po zaplacení. Opět s nižšími nároky na přítomnost zaměstnanců přímo na pracovišti.

V uvádění nástrojů by se dalo i nadále pokračovat. Cest, jak dále zdigitalizovat a zautomatizovat je celá řada. Vzhledem k nastalé situaci vyhlásila naše společnost možnost zápůjčky Portálu občana včetně základní sady formulářů a rozšíření o přehled závazků na rok 2020 zdarma. Věříme, že společně celou situaci zvládneme, z tohoto těžkého období vyjdeme posíleni a na příští případné krizové situace budeme dobře připraveni.