Snadná implementace, významná úspora času i práce, automatizace řady rutinních procesů – asi takto může vypadat shrnutí nejvýznamnějších výhod, které s sebou nese komponenta platformy GINIS Elektronická podatelna – Automat (dále jen EPA). Primárním úkolem podatelny je přijetí došlých dokumentů a jejich přerozdělení k dalšímu zpracování. To vše musí proběhnout bezchybně a pokud možno v co nejkratším čase. V praxi to znamená velké množství rutinně prováděných úkonů při zachování maximální pozornosti. A právě zde nachází EPA své nesporné uplatnění.

„Jakmile jsme se dozvěděli o možnosti zavedení prvků automatizovaného zpracování datových zpráv, rozhodli jsme se systém otestovat, vyhodnotit a případně nasadit do ostrého provozu. Prvním krokem bylo vytipování několika druhů podání, která lze automatizovaně vyhodnotit a zpracovat, tedy podání přesně identifikovatelná – např. kombinace odesilatele (ID datové schránky) a opakujícího se textu. Pro tento účel jsme vhodné kandidáty nalezli v podáních došlých od automatu základních registrů, od policie a v dokumentech potřebných pro přepis vozidla (CRW),“ popisuje první kroky nasazení EPA do softwarového prostředí Magistrátu města Pardubic vedoucí oddělení strategie a IT služeb Ing. Jan Czagan.

EPA se na Magistrátu města Pardubic implementovala v září 2019. Do konce roku bylo bezobslužně podáno bezmála 900 dokumentů doručených prostřednictvím ISDS. Kromě významné časové úspory díky automatizaci procesu podání je nesporným kladem i eliminace chybovosti díky strojovému charakteru procesu zpracování i předávání. Čísla jsou to už tak sympatická, ale potenciál EPA sahá mnohem dál. Již teď je jisté, že v Pardubicích nezůstanou u 3 typů podání řešených touto cestou. „Pracovníci podatelny už sami iniciativně vytipovávají druhy elektronických podání vhodné pro EPA. Ve své práci jsou často velmi vytíženi a EPA je reálnou možností, jak jim ulevit,“ doplňuje informaci o aktuálním stavu Jan Czagan.

Obdobné zkušenosti s modulem má Magistrát hlavního města Prahy (MHMP), který jím řeší 4 typy podání. Dvě z nich si metodici spisové služby MHMP po prvotní ukázce zvládli zrealizovat sami, včetně analýzy a nastavení systému. V současné době chystá MHMP implementovat automatizované zpracování pro další typ e-podání, a to pro eNeschopenky. Nejmasivnější využití nalezneme u Českého telekomunikačního úřad (ČTÚ), konkrétně se jedná o 17 typů el. podání. ČTÚ využívá modul EPA i pro přenos podání a dokumentů od mobilních operátorů, právních kanceláří zastupujících podnikatele v elektronických komunikacích a vězeňské služby, se kterými si tímto způsobem standardizoval komunikaci a přenos dokumentů.

Nástroj EPA je v ČTÚ v provozu již od roku 2008 a od té doby zpracoval 1 548 658 elektronických podání, v letech s největším vytížením se počet zpracovaných elektronických podání přehoupl i přes dvěstě tisíc za rok.