Řada písemností především z oblasti hromadné korespondence již nemusí z vašeho pracoviště vycestovat v objemných zavazadlech, vše jde nyní řešit elektronicky a pohodlně. Navíc v době, kdy celý svět bojuje s epidemií koronaviru, odpadá nutnost navštěvovat veřejná místa, kde by pracovníci vašeho úřadu mohli přijít do kontaktu se zaměstnanci pošty i veřejností, čímž by sebe i všechny přítomné vystavovali zbytečnému riziku nákazy.

Prostřednictvím Hybridní pošty lze přímo ze spisové služby odesílat hromadnou korespondenci, která se v papírový dokument promění až na poště. Úřad tak nemusí řešit tisk, obálkování a další práci s papírovými dokumenty. Pracovníkům ubyde výrazné množství práce a celý proces úřední i běžné hromadné korespondence se výrazně urychlí.

Hybridní pošta je komplexním řešením hromadné korespondence, které využívá přímého propojení spisové služby s portálem PostServis od České pošty, která na základě smluvního vztahu zajistí zhotovení, obálkování i doručení analogového dokumentu na základě přijatých elektronických podkladů a informací. Nejen komfortem a jednoduchostí se může novinka pyšnit, klíčové jsou především finanční úspory. Kupříkladu náklady spojené s chybovostí, kterým je zamezeno díky automatickému propadávání informací v rámci spisové služby nebo peníze za obálky, tisk i další položky spojené s papírovými dokumenty a jejich dopravou na poštu. Dokonce i poštovné je s využitím hybridní pošty levnější. Pro mnohé agendy by úřad navíc musel zaměstnat další pracovníky, aby veškeré formální požadavky pro nejrůznější výzvy a úřední dopisy dokázal splnit. I personální úspory jsou nedílnou součástí výčtu kladů hybridní pošty.

V celém procesu přenosu dat, tisku i doručování je zajištěna maximální ochrana, nejedná se tedy o úspory na úkor bezpečnosti. Nejsou nutné ani obavy z ceny, ta se odvíjí od potřeb a velikosti organizace. Díky ocenění podle předpokládaného ročního počtu odeslaných zásilek tak organizace platí za to, co opravdu využívá. Úskalím není ani implementace, ta se pohybuje v řádech hodin.

Městská část Praha 5 se stala průkopníkem v propojení systému Spisové služby GINIS a Hybridní pošty – PostServis od České pošty. A nutno podotknout, že zmíněné řešení má pro Městskou část Praha 5 zásadní pozitivní dopady. Díky hromadnému vyřizování korespondence tak jenom v agendě přestupků na úseku zón placeného stání odpadnou městské části nejen dosavadní náklady na obálky, tisk, poštovné, prostory, ale především nutnost vytvoření 20 nových pracovních míst. Právě tolik by, dle vedoucí Oddělení informačních a komunikačních technologií Bc. Petry Tesařové, setrvání u analogového řešení výzev vyžadovalo. To ale stále nejsou všechna pozitiva, jak nám v rozhovoru paní Tesařová prozradila.

Paní Tesařová, jak jste se dověděla o hybridní poště a co vás (MČ Praha 5) vedlo k jejímu využití?

Informace se ke mně dostala při řešení přestupků na úseku zón placeného stání. Tato kompetence nám byla svěřena v rámci změny statutu hlavního města Prahy zhruba před rokem. Na nás bylo najít řešení, jakým způsobem zvládnout tak velký nápor na administraci přestupků, které do té doby řešil magistrát. Ten má, stejně jako my, spisovou službu GINIS a využívá služeb hybridní pošty, i když nasazené jiným způsobem, který byl pro městskou část nepoužitelný. Nicméně jsme tím získali informaci o tom, že takové řešení existuje a všem bylo jasné, jakým směrem se máme vydat.

Pro jakou agendu bylo propojení GINIS a hybridní pošty nejvhodnější?

Jednoznačně pro již zmíněné přestupky na úseku zón placeného stání. Zde se aktuálně pohybujeme průměrně okolo 200 přestupků za den. Výrazně více jich musel systém zpracovat v úplném počátku, kdy se nám během rozjíždění celého projektu nahromadily. Ani tento úvodní nápor však nezpůsobil potíže.

Jakožto IT odbornice vidíte do struktur systému hlouběji než většina uživatelů. Naplnily výsledky projektu vaše očekávání?

Jednoznačně ano. Bylo to nepochybně správné rozhodnutí. Nejen personální úspory, ale i snížení chybovosti a úspory provozní i časové jsou obrovským kladem projektu.

Jaké byly reakce ze strany pracovníků na nové možnosti?

Rozhodně pozitivní. Bez nutnosti absorbovat nové návyky a změny jim ubylo mnoho práce. Obzvlášť kladné reakce se ozývají z podatelny, kde pracovníci nyní necestují na poštu zatěžkáni tisíci výzev.

Jaké výhody přineslo MČ Praha 5 využití rozhraní GINIS POST?

Určitě personální. Máme spočítáno, že bez tohoto řešení by na úřadu muselo působit o 20 pracovníků více, kteří by ručně vytvářeli a odesílali výzvy. Došlo tedy k obrovskému zjednodušení, značné úspoře času a zefektivnění celé agendy. Díky tomu dovedeme řešit přestupky v daných správních lhůtách.

Jsou i další místa (agendy), kde by bylo možné, dle vašeho názoru, v budoucnu zefektivnit procesy díky propojení systému GINIS s hybridní poštou?

S řešením jsou zkušenosti rozhodně dobré, proto bychom jej výhledově určitě chtěli využít i pro jiné agendy. Obdobné potíže řeší například agenda místních poplatků obnášející poplatky ze psů, hracích automatů a podobně. Aktuálně jsou výzvy řešeny v papírové podobě a rozesílány analogové dokumenty. Prostor pro významné zvýhodnění by tak hybridní pošta nalezla i zde.

GINIS bude připraven na rozšíření o doručování zásilek dle Správního řádu, jakmile Česká pošta zapracuje odesílání zásilek v souladu s připravovanou legislativou. Uvažujete o využití této nové možnosti? Jaký efekt by vám toto případné rozšíření přineslo?

Určitě uvítáme tuto možnost. Nyní pro nás hybridní pošta řeší pouze první etapu řešení přestupku, což je výzva provozovateli vozidla. Po tom, co dostaneme informace od městské policie o podezření na spáchání přestupků, vyzveme osoby identifikované jako provozovatelé vozidel a zašleme jim výzvy právě skrze hybridní poštu. Máme spočítáno, že úhrada nebo další komunikace vedoucí k úspěšnému vyřízení proběhne ve 40 % případů.

V momentu, kdy se dotyčný neozve pro další řešení nebo neuhradí stanovený poplatek, přechází celá věc do správního řízení. V tento moment již veškeré další postupy komunikace podléhají správnímu řádu, což zatím neumožňuje další využití hybridní pošty. Rozhodně se tak těšíme na možnost doručení zásilek dle Správního řádu přes hybridní poštu. Mohli bychom tak výrazně zefektivnit i zbývající fáze procesů „života“ přestupků.

Poměrně dlouho využíváte GINIS pro řešení různých agend. Jak byste zhodnotila práci v tomto systému a napadá vás nějaká vlastnost, kterou aktuálně systém neumí a vašemu úřadu by usnadnila práci nebo rozšířila možnosti?

Rozhodně nejsem odborníkem napříč systémem GINIS, zabývám se pouze Spisovou službou a napojením na externí systémy a správou rozhraní. Největší potenciál ale vidím v oblasti ekonomiky. Ekonomické moduly jsou propracované, detailní a šité na míru konkrétní organizaci nebo městské části. Ekonomika je proto pro nás stěžejní a ze svého pohledu myslím, že její pokrytí systémem GINIS je komplexní.