Od počátku roku 2019 musí organizační složky státu přijímat a zpracovávat faktury v celoevropském formátu. Od roku 2020 čeká tato povinnost všechny zadavatele veřejných zakázek.

Evropská směrnice 2014/55/EU, evropská norma pro elektronickou fakturaci a související česká legislativa stanovila pro organizační složky státu povinnost od 31. prosince 2018 přijímat a zpracovávat elektronické faktury v určených formátech. Začátkem příštího roku čeká tato povinnost na všechny zadavatele veřejných zakázek, tedy mj. i územně samosprávné celky.

Díky sjednocení formátů by tak měly být tyto instituce schopné přijmout fakturu i od zahraničního dodavatele. V současnosti nejčastěji používaný formát ISDOC bude i nadále zachován. Ten má na rozdíl od evropských formátů svůj vlastní prohlížeč, který lze volně stáhnout na internetu. Elektronická fakturace nachází největší uplatnění u stálých dodavatelů s opakovanou fakturací. Pokud úřad přijme fakturu ve formátu ISDOC, například mailem nebo datovou schránkou, je možné v systému GINIS zpracovat tento dokument v modulu KDF (kniha došlých faktur).

Řešení v GINIS

Informační systém GINIS nabízí nadstavbové, placené rozšíření modulu KDF (Kniha došlých faktur) o možnost e-Fakturace. Jedná se o automatizované vytěžení faktury ve formátu ISDOC.

Po importu faktury do GINIS KDF se údaje v ní obsažené automaticky načtou do předem připravených polí. Tím, že se nemusí znovu přepisovat, odpadá riziko chyb. Pokud nějaký povinný údaj chybí, faktura není zaevidována do KDF a čeká na ruční doplnění. Dosavadní zkušenosti s formátem ISDOC říkají, že vizuální kontrola faktury v prohlížeči (ISDOC Reader) je i nadále doporučována. Zmíněné rozšíření má v sobě zabudován prohlížeč nejen formátu ISDOC, ale i dalších mezinárodních formátů.

Klient, který si tuto funkčnost zakoupil již dříve v souvislosti s příjmem faktur ve formátu ISDOC, má již záležitost vyřešenu – možnost vytěžit faktury v nových formátech získá v rámci udržovacího poplatku.

Více informací o rozšíření modulu KDF o e-Fakturaci pro GINIS Standard i GINIS Express naleznete v odkazech ukrytých za názvy edic.

Kdo je či bude povinen e-Fakturu přijímat?

Organizační složky státu: od 31. 12. 2018

Povinnost ústředních orgánů státní správy a jim podřízených organizačních složek státu byla stanovena usnesením vlády č. 347 ze dne 10. 5. 2017. Instituce tak již od samotného začátku roku 2019 musí přijímat elektronické faktury ve formátech stanovených Evropskou směrnicí 2014/55/EU a dále ve formátu ISDOC/ISDOCX (Information System Document) verze 5.2 a vyšší.

Všichni zadavatelé veřejných zakázek: od 1. 4. 2020

Povinnost zadavatelů veřejných zakázek uvedených v §4 odst. 1, písmeno b) až e) (všichni ostatní zadavatelé) zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek stanovená v §279 odst. 5 písm. b) přijímat a zpracovávat elektronické faktury odpovídající evropské normě pro elektronickou fakturaci EN 16931-1:2017.