Pořádek dělá přátele. A pokud chcete mít pořádek ve firmě, měli byste využívat přátelský systém pro správu dokumentů – Document Management System (DMS). Ten lze bez nadsázky označit za páteřní dokumentový systém celé organizace, prostřednictvím kterého je řízen oběh veškerých souborů a listin, a spravován celý jejich životní cyklus, ať už se jedná o čistě digitální dokumenty, analogové nebo hybridní.

Takový nástroj zajistí kromě dokonalého přehledu o tom, kde se jednotlivé dokumenty nachází, i nepřetržitou dostupnost, dohledatelnost a možnost řídit přístupová práva k digitálním souborům. Řešení vám přinese i řadu pokročilých možností, jako jsou filtry, práce s vlastnostmi nebo otevřené a udržované rozhraní (OpenAPI), díky kterému lze integrovat DMS s dalšími firemními systémy nebo vyvíjet kompozitní aplikace nad tímto nástrojem.

Vývoj je řízen bezpečnostními doporučeními Národního úřadu pro kybernetickou a informační bezpečnost (NÚKIB), obsahuje tak řadu bezpečnostních prvků, a to jak ve variantě on premise, tak i při využití provozu systému v cloudové architektuře. Document Management System je dostupný v podobě webové aplikace. K jeho využití tak nemusí dojít k žádné instalaci na vaší infrastruktuře, uživatelům k přístupu do něj stačí disponovat libovolným zařízením (PC, notebook, tablet, mobilní telefon) s přístupem k internetu a webovým prohlížečem. Díky responzivnímu designu je zajištěno, že se bude prostředí DMS zobrazovat správně na libovolně velké obrazovce zařízení.

Ačkoliv se může jednat o nový nástroj pro uživatele z vaší firmy, sžijí se s ním všichni velice rychle. Jeho vývoj byl totiž do velké míry ovlivněn i aktuálními trendy, potkají v něm tak řadu známých věcí – od oblíbených prvků emailových klientů, jako jsou náhledy dokumentů nebo práce se seznamem, přes tlačítka, které lidi znají ze sociálních sítí až po funkce Drag&Drop pro možnost přizpůsobit si vlastního prostředí a zajistit okamžitou dostupnost využívaných tlačítek.