Vrbno pod Pradědem zefektivňuje svůj úřad. V rámci rozsáhlého projektu zde proběhla implementace Portálu občana, modulu Evidence smluv a propojení modulu Usnesení-porady od společnosti Gordic s hlasovacím systémem MINISTR.

Prostřednictvím Portálu občana chce úřad umožnit občanům přístup k poplatkům, které mají vůči městu. Hradit je mohou hned třemi způsoby – pomocí QR kódu, příkazem nebo prostřednictvím platební brány. Úvodní stránka portálu nabízí přihlášené osobě přehledné informace města, stav pohledávek a také řadu potřebných formulářů. Díky nim už nemusí chodit osobně na úřad. Formulář vyplní přímo v portálu a elektronicky odešle na podatelnu města. Navíc, pokud zvolí přihlášení například přes bankovní identitu, nemusí daný formulář podepisovat.

Dalším pomocníkem, tentokrát pro zaměstnance, je napojení hlasovacího systému MINISTR na modul Usnesení-porady (USN). Slouží ke zpracování výstupů z jednání rady a zastupitelstva. Kompletní příprava veškerých potřebných materiálů probíhá v modulu USN. Jednotlivé body poté správce exportuje v PDF souborech zastupitelům. V dalším kroku se vše nahraje do hlasovacího systému MINISTR. Po ukončení jednání opět proběhne přenos informací ze systému do modulu USN.

O implementaci modulů na městském úřadě jsme si povídali s jeho tajemníkem Miroslavem Adámkem.

Pane tajemníku, proč jste se rozhodli přistoupit k zefektivnění úřadu?

Strategický plán rozvoje města počítá s vytvořením nových nástrojů určených pro  komunikaci s občany. Proto jsme se rozhodli využít Portál občana, který zlepšuje řešení různých životních událostí v přehledné aplikaci. Lidé mohou s městem komunikovat prostřednictvím elektronických interaktivních formulářů a také se seznamují se všemi aktivitami ve městě.

Co vás vedlo k pořízení hlasovacího systému?

Prvotním impulsem bylo nepřehledné, místy zmatečné sčítání hlasů zastupitelstva pomocí sčitatele, to zbytečně prodlužovalo čas. Ručně probíhal i zápis z jednání. V případě nepřítomnosti části zastupitelů se musí opakovaně zjišťovat usnášeníschopnost.

Systém umožňuje řízenou diskusi, hlídá počet a délku každého diskusního příspěvku. Dříve byly tyto aktivity hlídány manuálně a nebyly efektivní. Předpokládali jsme zjednodušení pořizování zápisů a informování veřejnosti prostřednictvím on-line přenosů na kanálu YouTube a audiozáznamů z jednání, které jsme chtěli zveřejňovat na  webových stránkách města.

Jak jste spokojen s hlasovacím systémem?

Celkově jsem s ním spokojen, hlasování je  pro zastupitele jednoduché, přehledné. Jako nevýhodu považuji nutnost přítomnosti IT pracovníka, který musí celý systém nastavit. Uvítal bych také zvýšení přehlednosti a zjednodušení obsluhy SW ze strany zapisovatelky. Také zlepšení zpětného exportu, který by  měl být komplexní.

Záměrem pořízení hlasovacího zařízení bylo usnadnění, zjednodušení, zefektivnění a zrychlení průběhu jednání zastupitelstva, současně s využitím kamery při on-line přenosu a v neposlední řadě také zkrácení času zpracování výsledků jednání zastupitelstva.