S naší spisovou službou se v tuto chvíli zaměřujeme na školy a školská zařízení, které povinnost vést ji v elektronické podobě čeká už v blízké budoucnosti. Tato povinnost může být totiž zároveň výzvou k tomu, jak zefektivnit školní procesy a ve výsledku ředitelům, asistentkám, ekonomkám i IT specialistům ušetřit čas a práci.

Spisová služba zažívá v posledních letech překotný rozvoj, a to nejen v důsledku legislativního vývoje. Hraje totiž spolu s elektronickou podpisovou knihou klíčovou roli v digitalizaci interních procesů. Jsme také svědky výrazného nárůstu objemu digitálních služeb díky bankovní identitě. I pro portály občana je spisová služba klíčovým backofficovým systémem. Dále roste tlak na bezpečnost, na podporu nových pracovních návyků jako je práce z domova. GINIS dokáže těmto trendům vyhovět, a to nejenom díky funkčnostem, ale i díky svému technologickému provedení v podobě webového klienta.

Webový klient GINIS 

Webový klient nabízí atraktivní uživatelské prostředí a mnoho nových funkcí a možností. Jak název napovídá, uživatel k produktu přistupuje přes webové rozhraní. Díky responzivnímu designu se aplikace přizpůsobí jakékoliv obrazovce. Lze tak plnohodnotně pracovat s libovolně velkým monitorem, notebookem, tabletem či mobilním telefonem. 

Aplikace používá také oblíbené prvky e-mailových klientů jako jsou náhledy dokumentů či práce se seznamem. Uživatel si může aplikaci individuálně nastavit, a to díky oblíbené funkci Drag&Drop. Jednoduše si tak může umístit do hlavní lišty nejčastější funkce. Práci usnadňuje také nastavitelný systém notifikací o provedeném úkonu nebo schválení dokumentu. Další výhodou webového klienta je třeba to, že objemné soubory není nutné odesílat, pro jejich sdílení stačí kolegovi zkopírovat link.

Školy čeká povinnost vést elektronickou spisovou službu od 1. 1. 2026. Ovšem každodenní praxe a potřeby vedou k tomu, že řada škol to řeší již nyní. My jsme pro školy a další příspěvkové organizace připravili jednoduchou cloudovou spisovou službu GINIS SSD, která díky speciální licenci nazvanou EDUCATION v sobě zahrnuje vše, co může třeba škola v oblasti správy dokumentů potřebovat. Jedná se o službu v cloudu MS Azure, s jednoduchým pořízení, jednoduchou smlouvou a čtvrtletní či roční platbou. Nejedná se o izolovanou aplikaci, předpokládá se integrace na systémy třetích stran.

Ta výsledná podoba informačního systému školy může pak vypadat například tak, jako ve schématu níže. Vedle nástrojů Office365 jsou zde hlavní agendy GINIS jako ekonomika, mzdy a spisová služba. V kombinaci s cloudovými prostředím to znamená, že pracovníci budou mít přístup do systému kdykoliv a odkudkoliv. Lze tak v kteroukoliv dobu dokument elektronicky podepsat, zkonvertovat a odeslat. To vše nabízíme se silnou metodickou podporou, vzájemnou propojeností a s potřebnými výstupy směrem ke státním orgánům nebo i ke školským systémům, jako jsou třeba Bakaláři či stravovací systémy od společnosti VIS Plzeň. 

Integrace s Bakaláři 

Zastavme se chvíli u důležité integrace se systémy Škola online a Bakaláři, které dodává stejnojmenná společnost. My připravujeme s Bakaláři integraci v oblasti přijímacího řízení. To v současnosti představuje největší administrativní zátěž, školy se musí vyrovnávat se stovkami žádostí. Přijímací řízení je správním řízením, které je upraveno správním řádem s tím, že rozhodnutí ředitele střední školy týkající se přijetí nebo nepřijetí žáka má mít náležitosti stanovené dle správního řádu. Realizace integrace pomůže celý proces elektronizovat včetně digitálního podepisování a vypravení a zjednoduší práci, protože jednotlivé dokumenty i údajích o žácích si oba systémy budou předávat. S testováním v produkčním prostředí škol začínáme ještě v tomto školním roce. 

Cloudové řešení

I malé příspěvkové organizace, jako jsou školy, chtějí mít méně starostí, ušetřit peníze za vlastní hardware a zajistit si větší bezpečnost a dostupnost svého informačního systému. To umožní provoz v cloudu, kam lze nasadit v podstatě celé portfolio společnosti Gordic. Od ekonomiky, přes personalistiku až po spisovou službu.

V tomto období jsme svědky i ve veřejné správě razantního nárůstu implementací v cloudu. Například spotřeba cloudových služeb u našich zákazníků za rok 2023 už překročila celý rok 2022.

Je známo, že od 1. února 2022 mohou orgány veřejné správy využívat pouze cloud, který je zapsaný v katalogu cloud computingu u Ministerstva vnitra. Tam jsou po důkladném prověření zapsáni ti dodavatelé, kteří splňují veškeré legislativní a bezpečnostní požadavky. Pro orgány veřejné moci, jako jsou například školy, není zásadní, jestli je daná cloudová služba zapsaná v tomto katalogu. Orgány veřejné moci totiž nemusí využívat pouze cloudové služby poskytovatelů, kteří splnili podmínky podle zákona č. 365/2000 Sb. Nicméně i na ně se vztahují podmínky zákona o kybernetické bezpečnosti, a především podmínky připravované vyhlášky o bezpečnostních pravidlech pro využívání služeb cloud computingu orgány veřejné moci. A tam je nutno podotknout, že právě podmínky nově chystané vyhlášky budou v mnoha ohledech korespondovat se stávající právní úpravou, a proto bude i pro školy snazší vybrat si právě z katalogových poskytovatelů než pracně dokládat, jak bezpečnostní podmínky a pravidla sami splňují.